Proforma fatura, Dış Ticarette Kullanılan Belgeler içinde sürecin doğru planlanmasını etkileyen bir başlıktır. Dış ticarette belgeler, teklif ve siparişten taşıma, gümrük ve tahsilata kadar farklı tarafların aynı işlem hakkında tutarlı bilgi görmesini sağlar. Belgeyi tek başına değil, sözleşme ve diğer işlem kayıtlarıyla birlikte okumak gerekir. Teklif aşamasındaki bu belgeyi sipariş, sözleşme, para birimi, fiyat ve teslim koşullarıyla karşılaştırın; değişen teklif sürümlerini ayırt edilebilir biçimde saklayın.
İş akışı
Başlangıç bilgisini, görev sahibini, bağımlılıkları, beklenen çıktıyı ve aktarım noktasını sıralayın. Her adım için hedef tarih ve gecikme halinde kimin bilgilendirileceğini belirleyin. Planı işlem değiştiğinde güncelleyin; eski planı güncel talimat gibi kullanmayın.
Kontrol noktaları
- Sipariş/sözleşme ile belge ve ödeme kayıtları arasındaki bilgileri eşleştirin.
- Taraf, ürün, miktar, para birimi ve teslim/ödeme koşullarındaki farkları sevkiyat öncesinde açıklığa kavuşturun.
- Sorumlu kişi, taşıyıcı, banka ve müşteriyle yapılan teyitleri tarih ve referansla saklayın.
Örnek uygulama
Örneğin bir işletme “Proforma fatura” başlıklı bir işlem hazırladığında, önce işlem amacını ve elindeki kanıtları kayda alır. Ardından ilgili ekipler verileri karşılaştırır, eksik bilgiyi kaynağından teyit eder ve onaylanan sürümü işlem dosyasında tutar. İşlem tamamlandığında beklenen sonuç ile gerçekleşeni karşılaştırıp farkı ve takip aksiyonunu kaydeder.
Tartışma sorusu: Sizin işlemlerinizde en sık hangi bilgi farkı ek teyit veya yeniden belge düzenlenmesine yol açıyor?
Bu paylaşım genel bilgilendirme ve mesleki tartışma içindir. Somut işlemlerde güncel mevzuat, sözleşme ve ürün/işlem özellikleri ayrıca değerlendirilmelidir.
Güncel kaynak: T.C. Ticaret Bakanlığı — İthalat ve ihracat soru-cevapları ↗