End Control in Export Operations: Ein anwendbarer Frame From Order
Export ist nicht nur die Grenze des Produkts. Technische Details der vom Kunden erhaltenen Bestellung, Produktionsplan, Lieferform, Handelsdokumente, Zollabfertigung, Versand und Abholung sind miteinander verbunden. Kleine Inkompatibilität in einem Ring kann in der nächsten Phase zu Verzögerung, zusätzlichen Kosten oder Taubheit zurückkehren. Daher sollte ein guter Ausfuhrvorgang als ein Prozess mit dokumentierten Entscheidungen und Prüfpunkten konzipiert werden, nicht als eine Gesamtheit von Aufgaben, die im Gedächtnis der einzelnen Person stehen. Der folgende Rahmen bietet ein praktisches Kontrollschema, das Teams an ihre Operationen anpassen kann, anstelle eines Rechtsgutachtens für einen bestimmten Sektor oder ein bestimmtes Land.
1. Installieren Sie einen gemeinsamen Datensatz vor der Genehmigung der Bestellung
Der erste Schritt ist zu verstehen, was der Kunde auf die gleiche Weise will. Das Produkt muss eindeutig in der kaufmännischen Definition, technischen Code, Menge, Währung, Währungspreis, Gesamtbetrag, Käufer- und Lieferortbestelldatensatz enthalten sein. Proforma ist ein Fehler, der oft in letzter Minute bemerkt wird, von der Produktionsauftrag der Betrag in der Rechnung geschrieben, die Anweisungen zum Versand oder zur Verpackungsliste. Erstellen Sie also ein Vergleichsdiagramm für Bestellung, Proforma und internen Verkaufsrekord. Gehen Sie nicht mit der mündlichen Annahme voran, wenn es einen Unterschied gibt; Datum, kompetente und Dokumentennummer ändern. So gelangen mehrere verschiedene „Sohnversionen derselben Sendung nicht in Umlauf.
2. Lieferpreisbedingung mit Kosten, Risiko und Verantwortung
Das Lieferformular ist nicht nur ein Drei-Fall-Ausdruck auf der Rechnung hinzugefügt. Wer wird vom Transport organisiert, welche Kosten werden an wen Konto, Versicherungspflicht und Risiko zu welchem Zeitpunkt übertragen werden sollen. Es ist wichtig, die entsprechende Incoterms-Regel und Version der Parteien im Vertrag klar anzugeben. Wenn der Lieferort unsicher ist, kann dieselbe Regel mit zwei Seiten unterschiedlich interpretiert werden. Das Betriebsteam muss die Logistikzulage des Vertrags vom Außendienstmitarbeiter schriftlich anfordern; wenn sie Fracht und Versicherung im Preisangebot enthalten, sollten sie ebenfalls gelagert werden. Insbesondere Teilsendungen und Abnahme der Feldlieferung sind separate Kontrollpunkte des Vertrags.
3. Verwendung von Single Source und Versionsdisziplin in der Dokumentenproduktion
Handelsrechnung, Checkliste, Versandpapier und gegebenenfalls bevorzugte Handelsdokumente dienen verschiedenen Zwecken. Obwohl gemeinsame Bereiche wie Parteinamen, Warendefinition, Anzahl der Pakete, Gewicht, Wert und Referenznummer konsistent sein sollten. Das Festlegen der Beziehung "Bestellnummer - Faturanummer - Hausnummer" in einer Kontrolltabelle verhindert das Mischen von Dokumenten, die zu verschiedenen Dateien gehören. Erstellen Sie eine neue Version, anstatt die alte Datei bei Bedarf leise zu ändern, speichern Sie den Grund für den Austausch und die Genehmigung. Beachten Sie, dass die Dokumentenanforderungen für die Zollgesetzgebung je nach Produkt, Land und Regime variieren können; Überprüfen Sie den Dokumenttyp nicht mit Gewohnheit, sondern nach konkreten Verarbeitungsbedingungen.
4. Die Verpackungsliste wird nicht nur als arm adedi-Tabelle angezeigt
Eine gut gestaltete Checkliste ist eine Karte, die jeder vom Lager bis zum Warenabnahmeteam des Kunden verwenden kann. Packungs- oder Palettennummer, Produkte im Inneren, Stücke, Netto- und Bruttogewicht, Abmessungen und Kennzeichnungen sollten so weit wie möglich zurückverfolgt werden. Die Taubheit von Gesamtgewichten mit Liniengewichten ist eine einfache, aber effektive Kontrolle. Wenn Sie verschiedene Produkte in der gleichen Reihenfolge verpacken müssen, verunsichern Sie nicht den Inhalt der Verpackung. Die Dokumentation der Verpackungsanweisung in empfindlichen oder zerbrochenen Materialien erleichtert die Bewertung des Vorfalls, wenn der Schadensfall beseitigt wird. Der Unterschied zwischen der Verpackungsliste und der physischen Ladung sollte ohne die Installation gelöst werden.
5. Verwaltung der Zoll- und Verkehrskoordinierung als ein einziger Zeitplan und nicht als zwei getrennte Prozesse
Die Autoreservierung bedeutet nicht, dass die Ware für die Zollabfertigung bereit ist. Die Zulassung des Lehrlings, die Fertigstellung der Verpackung, die Ladezeit, der Ablauf der Zollabfertigungsinformationen, die Unterrichtung des Beförderers und das voraussichtliche Ankunftsdatum sollten in einem gemeinsamen Kalender geführt werden. Die Verzögerung einer Phase kann sich auf die Kosten anderer auswirken. Anstelle eines unsicheren "logischen Pflege" -Ausdrucks sollten Sie die Person und die letzte Kontrollzeit für jeden Schritt identifizieren. Es ist sinnvoll, die Inspektion des externen Dienstleisters durchzuführen, aber die Verantwortung für die interne Kontrolle des endgültigen Papiers entspricht der Nachfrage des Kunden. Bewahren Sie kritische Korrespondenz in der Operationsdatei auf.
6. Schreiben Sie Ihre Annahmen im Versicherungs- und Schadensrisiko
Es kann irreführend sein zu glauben, dass der gleiche Versicherungsschutz für jeden Posten gültig ist. Die Art der Ware beeinflusst die Risikobewertung der Art des Transports, des Vertrags und der Lieferbedingungen. Wenn der Vorfall im Voraus festgestellt wird, wo der Schaden während des Transports auftritt, wird der Informationsverlust sofort verringert, wenn die Fotos, Bestände und Hinweise erforderlich sind. Das Vorhandensein der Sicherung bedeutet nicht, dass jeder Verlust automatisch gedeckt wird; Abdeckung und Ausnahmen sollten über die entsprechenden Richtlinien bewertet werden. Daher sollte der Betriebsleiter nicht nur in die Akte, den Versicherungswert, die Warenbeschreibung und die Referenz der Sendung aufgenommen werden.
7. Lassen Sie die Anforderungen der Sendung nicht von der Sendung
Der kommerzielle Erfolg des Verkaufs hängt vom Vertrag des Preises bis zum Versand des Produkts ab. Wenn es sich um eine Zahlungsmethode für Vorauszahlung, Vade, Sicherheiten, Kredit oder andere handelt, fügen Sie den Status der Einziehungsbedingungen der Vorversandliste hinzu. Der Betrieb von Verkaufs- und Finanzeinheiten aus verschiedenen Dateien kann das Risiko eingehen, dass eine Bestellung gesendet wird, die nicht zur Zahlung gekommen ist. Kunden-Cari-Konto sollte mit der gleichen Operationsnummer verknüpft werden, die eine bevorstehende Rechnung, die Menge des Konflikts erhalten wird. So ist es einfacher zu verfolgen, welche Sendung mit welcher Sammlung geschlossen wird.
8. Einrichtung einer separaten Schicht des qualifizierten Trackings in der Projekt- und Engagementarbeit
Wenn der Export Teil eines Bau- oder Montageprojekts ist, bietet nur die Rechnung des versandten Materials kein ausreichendes Aussehen. Die Vertragsfortschritte, genehmigte Rechte, Unterbrechungen, Sicherheiten, zusätzliche Arbeiten und sind in getrennten Bereichen zu verfolgen. Es sollte gezeigt werden, dass jede Qualifikation mit welcher Geschäftsperiode und welcher Lieferung verbunden ist; Datum, Vermittlungs-, Annahme- und Widerspruchsinformationen sollten aufgezeichnet werden. E-Mail, Liefernachweis und Unterschrift Papier werden in der gleichen elektronischen Datei gehalten, die Chronologie einer Vereinbarung, die nach Monaten erfahren werden kann, wird klarer installiert. Diese Aufzeichnungen ersetzen nicht die rechtliche Beurteilung, sondern bieten ein starkes Dokumentenzeichen.
9. Sie können die von Ihnen gemessene Verzögerung nicht dauerhaft verbessern
Die Exportleistung nur mit der Gesamtverkaufsmenge zu bewerten, kann die Betriebsqualität verbergen. Anzeigen wie Rückgabezeit aus dem Angebot, Anzahl der Dokumentenkorrekturen, rechtzeitige Versandrate, Wartezeiten im Zoll, Schadensaufzeichnungen und Einzahlungsrate sollten gemeinsam besprochen werden. Messungen sollten verwendet werden, um die Ursache von sich wiederholenden Problemen zu finden, nicht um Teams die Schuld zu geben. Wenn Sie beispielsweise die fortlaufende Checkliste in den Posts desselben Kunden reparieren müssen, kann das Problem auf die sehr fehlenden Bestellinformationen der Mitarbeiter zurückzuführen sein. Halten Sie einen kurzen Grundcode für jede Korrektur und stellen Sie Daten direkt zum Prozessdesign bereit.
10. Beginnen Sie mit einer kleinen digitalen Aufzeichnung, erweitern Sie den Prozess als ausgereift
Es ist nicht notwendig, eine große Software-Investition vom ersten Tag der ein gutes System. Geben Sie für jeden Vorgang eine eindeutige Nummer an; verbinden Sie den Kunden, die Bestellung, die Lieferbedingung, die Dokumente, den Logistikstatus, die Abholung und die damit verbundene Korrespondenz mit demselben Zettel. Nach dem Benutzer A. TR ist es wichtig, EUR.1 oder ein anderes Dokument hinzuzufügen, um die Installationshistorie und frühere Versionen des Dokument. Zugangsberechtigungen und die Sicherheit personenbezogener Daten sollten zu Beginn berücksichtigt werden. Dokumentvorlagen, Erinnerungen, Audithistorie und Reporting können in Prozessen aktiviert werden. Der Zweck der Automatisierung ist es, sich wiederholende Operationen zu reduzieren, um die Entscheidung des Menschen nicht zu verbergen und um Außergewöhnliches sichtbar zu machen.
Fazit: Erstellen Sie einen zuverlässigen Operationsspeicher, keine Kontrollliste
Der erfolgreiche Exportbetrieb basiert auf der zuverlässigen Übermittlung von Informationen zwischen den Teams. Wenn die Bestellinformationen aus einer Quelle verwaltet werden, wenn die Lieferbedingung schriftlich geklärt ist, Die Ausfallwahrscheinlichkeit wird verringert, wenn die Dokumente im gemeinsamen Versand- und Zollkalender überwacht und der Sammlungsdatei zugeordnet werden. Jedes Unternehmen sollte neue Zutaten in die Kontrollliste nach seinen eigenen Produkt-, Markt- und Vertragsrisiken aufnehmen. Drei Fragen zum Start reichen aus: Wer ist der Eigentümer dieser Informationen, das letzte Mal wurde überprüft, und morgen wird mit der Aufzeichnung angekündigt, wenn ein Streit entsteht? Das Unternehmen, das im Einklang mit diesen Fragen antwortet, wird nicht nur auf Papierkram vorbereitet sein; schafft eine nachhaltige Betriebsdisziplin.
Dieser Artikel dient allgemeinen Informationszwecken.