Конечный контроль в экспортных операциях: применимая схема из заказа
Экспорт – это не только предел продукта. Технические детали заказа, полученные от заказчика, план производства, форма доставки, коммерческие документы, таможенное оформление, отгрузка и сбор связаны друг с другом. Небольшая несовместимость в кольце может вернуться к задержке, дополнительным расходам или онемению на следующем этапе. Поэтому хорошая экспортная операция должна быть оформлена как процесс с документированными решениями и контрольными точками, а не как совокупность задач, стоящих в памяти одного человека. В нижеследующих рамках предусмотрена практическая схема контроля, которая может адаптировать команды к их операциям вместо юридического заключения для конкретного сектора или страны.
1 Установить общий набор данных перед утверждением заказа
Первый шаг – понять, чего хочет клиент. Продукт должен быть четко определен в коммерческом определении, техническом коде, количестве, валюте, цене валюты, общей сумме, записи заказа покупателя и места доставки. Proforma - это ошибка, которую часто замечают в последнюю минуту, из производственного заказа суммы, записанной в счете-фактуре. Инструкция по отправке или список упаковки. Таким образом, создайте сравнительную диаграмму для заказа на покупку, проформы и внутренних продаж. Не прогрессируйте с устным принятием, если есть разница; измените дату, компетентный и номер документа. Таким образом, несколько разных «сыновей» одной и той же партии не вступают в оборот.
2. Условия поставки с учетом стоимости, риска и ответственности
Форма доставки - это не только трехразовое выражение, добавленное к счету. Кто будет организован транспортом, какую стоимость напишет, на какой счет, страховое обязательство и риск следует перевести в какой момент. Важно четко указать соответствующее правило Инкотермс и версию сторон в договоре. Если место доставки является неопределенным, то одно и то же правило можно интерпретировать по-разному с двух сторон. Операционная группа должна письменно запросить у торгового представителя логистическое пособие по договору; если они включают в ценовое предложение фрахт и страхование, они также должны храниться. В частности, частичные отгрузки и приемка полевых поставок являются отдельными контрольными точками договора.
3.Использование дисциплины единого источника и версии при производстве документов
Коммерческий счет-фактура, контрольный список, транспортная бумага и, при необходимости, или предпочтительные торговые документы служат различным целям. Хотя общие области, такие как названия партий, определение товаров, количество упаковок, вес, стоимость и справочный номер должны быть последовательными. Установить соотношение «номер заказа — номер фатуры — номер дома» в таблице управления предотвращает смешивание документов, принадлежащих различным файлам. Создавайте новую версию вместо того, чтобы при необходимости тихо менять старый файл, сохраняйте причину замены и одобрения. Обратите внимание, что требования к документу для таможенного законодательства могут варьироваться в зависимости от продукта, страны и режима; проверьте тип документа не по привычке, а в соответствии с конкретными условиями обработки.
4.Не рассматривайте список упаковки только как таблицу adedi руки.
Хорошо продуманный контрольный список - это карта, которую каждый может использовать от склада до приемной команды клиента. Упаковка или номер поддона, продукты внутри, куски, чистый и брутто вес, размеры и маркировка должны быть прослежены как можно больше. Онемение общих весов с линейными весами является простым, но эффективным контролем. Если вам нужно упаковать разные продукты в одном порядке, не сомневайтесь в содержимом упаковки. Документация инструкции по упаковке в чувствительных или сломанных материалах облегчает оценку инцидента, если он устраняет требование о повреждении. Разница между списком упаковки и физической нагрузкой должна быть решена без установки.
5. Управлять таможенной и транспортной координацией как единым календарем, а не двумя отдельными процессами
Бронирование автомобиля не означает, что товар готов к таможенному оформлению. Одобрение ученика, завершение упаковки, время загрузки, поток информации о таможенном оформлении, инструктирование перевозчика и предполагаемая дата прибытия должны храниться в общем календаре. Задержка этапа может повлиять на стоимость других. Вместо неопределенного выражения «логической заботы» определите человека и последнее контрольное время для каждого шага. Полезно взять на себя проверку внешнего поставщика услуг, но ответственность за внутренний контроль конечной бумаги соответствует требованию заказчика. Храните критическую корреспонденцию в файле операции.
6.Напишите свои предположения о риске страхования и ущерба
Это может быть заблуждением думать, что один и тот же страховой полис действителен на каждой должности. Характер товара влияет на оценку риска вида транспорта, договора и условия поставки. Если инцидент заранее определен, где во время транспортировки возникает необходимость в повреждении, потеря информации уменьшается немедленно, если требуются фотографии, запасы и уведомления. Наличие предохранителя не означает, что каждый убыток будет автоматически погашен; покрытие и исключения должны оцениваться с помощью соответствующей политики. Поэтому руководитель операции должен быть не только включен в файл, застрахованную стоимость, описание товара и ссылку на отгрузку.
7. Не оставляйте требования отгрузки от отгрузки
Коммерческий успех продажи зависит от договора цены до момента отгрузки товара. Если речь идет о способе оплаты предоплаты, ваде, залоге, кредите или другом, добавьте статус условий сбора в список предварительной отгрузки. Работа продаж и финансовых подразделений из разных файлов может привести к риску отправки заказа, который не пришел к оплате. Кари-счет клиента должен быть связан с тем же номером операции, по которому будет поступать предстоящий счет-фактура, суммой конфликта. Таким образом, легче отследить, какая отгрузка закрыта, с какой коллекцией.
8. Создать отдельный уровень отслеживания квалификации в работе над проектами и обязательствами
Если экспорт является частью строительного или сборочного проекта, то только вексель отгруженного материала не обеспечивает достаточного внешнего вида. Стадии прогресса в контракте, утвержденные права, перерывы, обеспечение, дополнительные работы и должны соблюдаться в отдельных областях. Следует показать, что каждая квалификация связана с каким рабочим периодом и какой доставкой; дата, посредничество, принятие и информация о возражениях должны быть записаны. Электронная почта, доказательства доставки и подписная бумага хранятся в одном электронном файле, более четко установлена хронология соглашения, которое может быть заключено через несколько месяцев. Эти записи не заменяют юридическую оценку, но обеспечивают прочную отметку документа.
9. Вы не можете постоянно улучшать задержку, которую вы измерили.
Оценка экспортных показателей только при общем объеме продаж может скрыть качество работы. Такие дисплеи, как время возврата от предложения, количество исправлений документов, своевременная ставка доставки, дни ожидания на таможне, записи о повреждениях и ставка депозита должны обсуждаться вместе. Измерения должны использоваться, чтобы найти причину повторяющихся проблем, а не обвинять команды. Например, если вам нужно исправить непрерывный контрольный список в тех же сообщениях клиента, проблема может быть связана с очень отсутствующей информацией о заказе. Сохранение короткого кода причины для каждой коррекции, предоставление данных непосредственно в процесс проектирования.
10.Начните с небольшой цифровой записи, расширяйте процесс по мере взросления
Не стоит требовать больших инвестиций в программное обеспечение с первого дня. Хорошая система. Дайте уникальный номер каждой операции; соедините клиента, заказ, условие доставки, документы, статус логистики, сбор и связанную корреспонденцию с одним и тем же проскальзыванием. После пользователя A. TR важно добавить EUR.1 или другой документ, чтобы защитить историю установки и предыдущие версии. Документ. Авторизация доступа и безопасность персональных данных должны быть рассмотрены в начале. Шаблоны документов, напоминания, история аудита и отчетность могут быть активированы в processnda. Целью автоматизации является сокращение повторяющихся операций, чтобы не скрывать решения человека. Чтобы сделать исключения видимыми.
Вывод: Создание надежной оперативной памяти, а не контрольного списка
Успешная экспортная операция основана на надежной передаче информации между командами. Когда информация о заказе управляется из одного источника, когда условие доставки очищается в письменной форме, Возможность отказа уменьшается, когда документы отслеживаются в судоходном и таможенном календаре и связаны с файлом сбора. Каждая компания должна добавлять новые ингредиенты в контрольный список в соответствии с ее собственным продуктом, рыночными и контрактными рисками. Для начала достаточно трех вопросов: Кто является владельцем этой информации, в последний раз была проверена, а завтра будет объявлена с записью, если возникнет спор? Бизнес, который отвечает на эти вопросы, не только будет готов к бумажной работе, но и создаст устойчивую операционную дисциплину.
Эта статья предназначена для общих информационных целей.