出口业务中的终止控制: 顺序中的适用框架
出口不仅是产品的限度。 从客户收到的订单的技术细节、生产计划、交付形状、商业文件、结关、装运和收集相互连接。 在下一个阶段,环中小的不相容性可能再次出现延迟、额外开支或麻木。 因此,良好的出口业务应被设计为具有有文件记录的决定和核查点的进程,而不是作为个人记忆中的全部任务。 以下框架提供了一个实际的控制计划,可以使小组适应其业务,而不是对特定部门或国家的法律意见。
1. 在订单批准前安装共同数据集.
第一步是了解顾客同样想要什么. 产品必须明确载于商业定义、技术代码、数量、货币、货币价格、总额、买方和交货地点订单记录。 Proforma是一种在最后一刻经常被注意的bug,从发票上写到的金额的生产顺序来看, 发送指示或包装清单。 因此为定购单,Proforma和内部销售记录建立比较表. 如果有差别,不要在口头接受方面取得进展;更改日期、合格日期和文件编号。 因此,同一批货物的几个不同的“儿子版本”没有进入流通。
2. 有成本、风险和责任的速率交付状况
交货表不仅是发票上添加的三件文字. 运输者由谁组织,费用由谁记帐,保险义务和风险应在何时转移给谁. 重要的是在合同中明确指明适当的《国际贸易术语解释通则》规则和当事人的版本。 如果交货地点不确定,同样的规则可以用两边的不同解释. 经营团队必须以书面形式向销售代表申请协议的后勤津贴;在报价中包括运费和保险的,还应当存放. 特别是,部分装运和外地交货验收是合同的单独控制点。
3. 在文件制作中使用单一来源和版本纪律
商业发票、核对表、装运单据,以及必要时的单据或首选贸易单据,用途不同。 虽然诸如当事方名称、货物定义、包数、重量、价值和参考号等共同领域应当一致。 在控制表中确定 " 序号-fatura number-shouse number " 的关系,防止混合属于不同文件的文件。 创建新版本,而不是在必要时悄悄更改旧文件,省去替换和批准的理由. 请注意,海关立法的文件要求可能因产品、国家和制度而异;不是习惯地,而是根据具体的加工条件来核实文件类型。
4. 不只将包装清单视为臂端表
精心制作的核对表是一张地图,每个人都可以使用,从仓库到客户的商品验收组. 货包或货盘编号、内部产品、碎块、净重和毛重、尺寸和标记应尽可能加以追查。 总重量与线性重量的麻木性是简单但有效的控制. 如果您需要按相同的顺序包装不同的产品,请不要确定包件内容. 将包装说明用敏感或破损的材料记录,如果消除了损害索赔,则更容易评估事故。 包装清单与物理负载的区别应在不安装的情况下解决.
5. 将海关和运输协调作为一个单一日历管理,而不是两个单独的进程
车辆预订并不意味着货物已做好通关准备。 学徒审批,包装竣工,装载时间,通关信息流,指示承运人和估计到达日期应当保存在共同的日历中. 一个阶段的拖延可能影响其他阶段的费用。 而不是不确定的“逻辑护理”表述,确定每个步骤的人和最后的控制时间。 接受外部服务提供商的检查是有益的,但最终文件的内部控制责任符合客户的需求. 将关键信件保存在运行文件中.
6. 将保险和损害风险的假设写成
认为每个邮递站的保险范围相同是有效的,可能令人产生误解。 商品的性质影响到对运输类型、合同和交货条件的风险评估。 事故发生前确诊,确需运输期间发生损坏的,如需要照片,持有和通知,则立即减少资料损失. 引信的存在并不意味着每一损失都将自动得到满足;应通过有关政策评估保险范围和例外情况。 因此,不仅应将业务主管列入档案、保险价值、货物说明和装运参考书目。
7. 不将装运要求留在装运中
销售的商业成功取决于在产品发运之前的价格合同。 如果涉及到预付, vade, 抵押, 信用或其他的支付方法, 在装运前清单中加入收款条件的状况. 不同档案的销售单位和财务单位的经营,可能导致发出未到付款的订单的风险. 客户卡账户应与同一业务号挂钩,该业务号将收到即将开出的发票,即冲突金额。 因此,比较容易追踪哪些货物是用哪件货物收集的。
8. 在项目和承诺工作中建立单独的合格追踪层
如果出口是建筑或组装项目的一部分,则只有所运材料的账单没有提供足够的外观。 合同的进度阶段,经批准的权利,中断,抵押,附加工程,应当分别执行. 应当表明,每项资格都与哪个营业期间和交付什么有关;应当记录日期、中介、接受和反对信息。 电子邮件、送货证据和签字文件都保存在同一电子档案中,即几个月后可能经历的协议的编年表已安装得更清楚。 这些记录并不取代法律评估,但提供了强有力的文件标记。
9. 您无法永久改善您测量的延迟
只能用销售总额来评估出口业绩,才能隐藏业务质量。 报价回程时间,文件更正件数,及时运价,海关等候日,损坏记录和押金率等显示事项应当一并讨论. 应采用衡量方法来找出重复出现问题的原因,而不是指责小组。 例如,如果需要在同一客户的岗位上固定连续核对表,问题可能是由于工作人员粗心大意而缺少订单信息。 保留每次校正的简短理由代码,直接向流程设计提供数据.
10. 从一个小的数字记录开始,扩大成熟的过程
从第一天起就不需要大额软件投资 一个很好的系统。 给每个业务提供独有的编号;将客户,订单,交货条件,文件,物流状况,收集和相关信件连接到同一个单子上. 用户 A. TR 之后必须添加 EUR.1 或其他文档,以保护安装历史和以前的版本 文档。 访问授权和个人数据安全应在开始时加以考虑。 文件模板、提醒、审计历史和报告可在流程中启动。 自动化的目的是减少重复操作,而不是隐藏人的决定和 以显出特殊之处。
结论:创建可靠的操作内存,而不是控制列表
成功的出口业务基于各小组之间的可靠信息传输。 当订单信息从一个来源管理时,当交付条件得到书面批准时, 在发运和海关联合日历中监测文件,并与收集文件相关联时,减少文件失效的可能性。 每个公司应当根据自己的产品,市场和合同风险,在控制清单中添加新的成分. 三个开头的问题就够了: 这资料的主人是谁,最后一次核实,如果发生纠纷,明天会随记录一起宣布? 与这些问题相一致的业务将不仅为文件工作做准备,而且还将建立可持续的业务纪律。
本条供参考。