輸出操作の端制御:順序からの適当なフレーム
輸出は製品の限界だけではありません。 顧客、生産計画、配達形、商業文書、通関、出荷およびコレクションから受け取った注文の技術的な細部は互いに接続されます。 リングの小さな不適合性は、次のステージで遅延、追加費用または負傷に戻る可能性があります。 したがって、良い輸出操作は、単一の人の記憶に立っているタスクの合計ではなく、文書化された決定と検証ポイントのプロセスとして設計する必要があります。 次のフレームワークは、特定のセクターまたは国のための法的意見ではなく、チームを自分の操作に適応することができる実用的な制御スキームを提供します。
1. 注文承認の前に共通のデータセットを取付けて下さい
最初のステップは、顧客が同じ方法で望むことを理解することです。 プロダクトは商業定義、技術的なコード、量、通貨、通貨価格、総量、バイヤーおよび配達場所の発注の記録で明確でなければなりません。 Proformaは、多くの場合、請求書に書かれた金額の生産注文から、最後の分に気づくバグです。 ディスパッチまたはパッケージリストの指示。 購入注文、形式、社内販売記録の比較表を作成します。 違いがある場合、経口受諾で進行しないでください。日付、有能および文書番号を変更します。 したがって、同じ出荷の複数の異なる「son version」が循環しません。
2. 費用、危険および責任の配達状態を率って下さい
デリバリーフォームは、請求書に追加した3つのケース式だけではありません。 誰が輸送によって組織されるか、その費用は、アカウント、保険の義務、リスクがどのような点で転送されるかに書かれます。 契約中の当事者の適切なインコタームルールとバージョンを明確に示すことが重要です。 配送場所が不確実な場合、同じルールは2つの側面と異なる解釈することができます。 運営チームは、書面の営業担当者からの合意の物流許容を要求しなければなりません。 彼らが価格提供の貨物と保険を含むならば、それらはまた保存されるべきです。 特に、部分出荷とフィールド配送受諾は、契約の個別の管理ポイントです。
3. 文書の生産の単一ソースおよび版の規準を使用して下さい
商業請求書、チェックリスト、配送用紙、および必要に応じて、または優先する取引文書は異なる目的のために役立ちます。 パーティ名、商品定義、パッケージ数、重量、値、参照番号などの共通領域は一貫してあるべきである。 コントロールテーブルの「注文番号-ファチュラ番号-倉庫番号」の関係を確立すると、異なるファイルに属する文書の混合を防ぐことができます。 必要に応じて古いファイルを静かに変更する代わりに、新しいバージョンを作成し、交換と承認の理由を保存します。 税関法の文書要件は、製品、国、政令によると異なる場合があります。 習慣ではなく、具体的な処理条件に従って文書の種類を確認してください。
4. 腕のadediのテーブルとしてだけ包装のリストを見ないで下さい
手作りのチェックリストは、倉庫からお客様の商品受入チームまで、誰もが使用できる地図です。 パッケージまたはパレット番号、内部の製品、部分、純および総重量、次元および印は可能な限り追跡されるべきです。 ライン重量の総重量のしびれはシンプルで効果的な制御です。 同じ順序で異なったプロダクトを詰める必要がある場合、パッケージの内容を達成しません。 包装の指示を機密または壊れた材料で文書化することで、損傷クレームをなくすと事故を容易に評価できます。 パッケージリストと物理的な負荷の違いは、インストールなしで解決する必要があります。
5. 2つの別々のプロセスではなく、1つのカレンダーとして習慣および輸送の調整を、管理して下さい
車の予約は、商品が通関の準備が整っているという意味ではありません。 受入承認、包装完了、ローディング時間、通関情報の流れ、運送業者および推定到着日は、一般的なカレンダーに保管する必要があります。 ステージの遅延は他の費用に影響を与える可能性があります。 不確実な「論理的ケア」表現ではなく、各ステップの人と最後の制御時間を特定します。 外部サービスプロバイダの点検を取ることは有用であるが、最終的なペーパーの内部制御の責任は顧客の要求と一致しています。 運用ファイルで重要な対応を保ちましょう。
6. 保険や損害の危険性にあなたの前提を書いて下さい
各投稿に同じ保険のカバレッジが有効であると考えることを誤解することができます。 コモディティの性質は、輸送の種類、契約および配送条件のリスク評価に影響を及ぼします。 輸送中の損傷が必要となる場合、事故が事前に決定されると、写真、持ち株、通知が必要な場合は、直ちに情報の損失が軽減されます。 ヒューズの存在は、すべての損失が自動的に満たされることを意味するものではありません。 補償および例外は、関連するポリシーを通じて評価されるべきです。 したがって、操作のスーパーバイザーは、ファイル、保証値、物品の説明、出荷の参照にのみ含まれるべきです。
7. 郵送物からの郵送物の条件を出荷から残しません
販売の商業成功は、製品が出荷されるまで価格の契約によって異なります。 プリペイド、 vade、担保、担保、クレジットなどの支払い方法に関しては、前処理リストにコレクションの条件のステータスを追加します。 異なるファイルからの販売および金融単位の操作は、支払いに来ていない注文を送信するリスクをもたらすことができます。 顧客のcariアカウントは、次の請求書、競合の金額を受け取る同じ操作番号に関連付けられるべきです。 そのため、どの商品がクローズされているかを簡単に追跡できます。
8. プロジェクトおよび約束の仕事を追跡する修飾の別の層をセットアップして下さい
輸出が構造かアセンブリ プロジェクトの一部である場合、出荷された材料の手形だけ十分な出現を提供しません。 契約、承認された権利、中断、担保、追加作品の進捗状況は、別々の分野に従わなければなりません。 各修飾語は、事業期間およびその配達に関連していることを示すべきです。日付、仲介、受諾および異議情報は記録されるべきです。 電子メール、配信証拠、署名用紙は、同じ電子ファイルに保存され、数ヶ月後に経験することができる合意のクロノロジーはより明確にインストールされています。 これらのレコードは、法的評価を置き換えませんが、強力な文書マークを提供します。
9. 測定した遅延を永久に改善することはできません
総販売量でのみ輸出性能を評価し、運用品質を隠すことができます。 オファー、ドキュメントの修正回数、タイムリーな配送速度、税関の待機日、ダメージレコード、預金レートなどの表示は、一緒に議論する必要があります。 測定は、反復的な問題の原因を見つけるために使用する必要があります。 たとえば、同じ顧客の投稿で連続チェックリストを修正する必要がある場合は、問題はスタッフの不注意から非常に欠落している注文情報が原因であるかもしれません。 各補正用の短時間コードを保持し、プロセス設計に直接データを提供します。
10. 小さいデジタル レコードによって始めて下さい、成長したようにプロセスを拡大して下さい
初日から大きなソフトウェア投資を必要としない よいシステム。 顧客、注文、配送条件、文書、物流状況、収集および関連する対応を同一のスリップに接続します。 ユーザー A. TR の後、インストール履歴と以前のバージョンを保護するために、EUR.1 または別のドキュメントを追加することが重要です。 ドキュメント。 アクセス許可と個人データのセキュリティは、最初から考慮する必要があります。 ドキュメントテンプレート、リマインダー、監査履歴、レポーティングは、processndaで有効化できます。 自動化の目的は、人の決定を隠さない繰り返し操作を減らすことです 目に見える例外を作る。
結論: 制御リストではなく、信頼性の高い操作メモリを作成
成功する輸出操作はチーム間の情報の信頼できる伝達に基づいています。 注文情報が1つのソースから管理されるとき、配送条件が書面でクリアされると、 文書が船積みおよび通関共同カレンダーで監視され、コレクションファイルと関連付けられているとき、失敗の可能性は減ります。 各会社は、自社製品、市場、契約リスクに応じて、制御リストに新しい成分を追加する必要があります。 開始のための3つの質問は十分です: この情報の所有者である誰が、最後の時間は検証され、紛争が生じた場合は、明日は記録で発表されますか? これらの質問に一貫した対応する事業は、事務の準備だけでなく、持続可能な運用の規準を生成します。
この記事は、一般的な情報目的のためです。