Краен контрол при операциите по износ: приложима рамка от поръчка
Износът не е само границата на продукта. Технически подробности за поръчката, получена от клиента, производствения план, формата на доставка, търговските документи, митническото оформяне, доставката и събирането са свързани помежду си. Малка несъвместимост в пръстен може да се върне към забавяне, допълнителни разходи или изтръпване на следващия етап. Поради това една добра операция по износ следва да бъде проектирана като процес с документирани решения и точки за проверка, а не като общ брой задачи, стоящи в паметта на единното лице. Следната рамка осигурява схема за практически контрол, която може да адаптира екипите към техните операции, вместо правно становище за конкретен сектор или държава.
1. Инсталирайте общ набор от данни преди одобрение на поръчката
Първата стъпка е да разберем какво иска клиентът по същия начин. Продуктът трябва да бъде ясно в търговско определение, технически код, количество, валута, парична цена, обща сума, купувач и място за доставка. Proforma е буболечка, която често се забелязва в последната минута, от производствения ред на сумата, написана във фактурата, инструкции за изпращане или списък на опаковките. Така че създайте таблица за сравнение за поръчка за покупка, proforma и вътрешни продажби рекорд. Не напредвайте с устно приемане, ако има разлика; дата на промяна, компетентен и номер на документа. По този начин, няколко различни версия на един и същ товар не влизат в обращение.
2. Състояние на доставка с цена, риск и отговорност
Формулярът за доставка не е само израз от три случая, добавен към фактурата. Кой ще бъде организиран от транспорта, кои разходи ще бъдат написани на кого трябва да бъдат прехвърлени сметката, застрахователното задължение и риска. Важно е ясно да се посочат съответното правило и версия на страните в договора. Ако мястото за доставка е несигурно, същото правило може да се тълкува по различен начин с две страни. Оперативният екип трябва да поиска логистичната надбавка на споразумението от представителя на продажбите в писмен вид; ако те включват товари и застраховки в ценовата оферта, те също трябва да бъдат съхранявани. По-специално частичните доставки и приемането на полеви доставки са отделни контролни точки на договора.
3. Използвайте един източник и версия дисциплина в производството на документи
Търговска фактура, списък, корабна хартия, и ако е необходимо, или предпочитани търговски документи служат различни цели. Въпреки че общите области като имена на страни, определение на стоки, брой опаковки, тегло, стойност и референтен номер следва да бъдат последователни. Установяването на връзката на номера на номера на Fatura в контролната таблица предотвратява смесването на документи, принадлежащи към различни файлове. Създаване на нова версия вместо промяна на стария файл тихо, когато е необходимо, запишете причината за подмяна и одобрение. Имайте предвид, че изискванията към документите за митническото законодателство могат да варират в зависимост от продукта, страната и режима; проверете вида на документа не с навик, а в съответствие с конкретни условия за обработка.
4. Не гледайте на списъка с опаковките само като на таблицата с адеди на ръката
Добре изработен списък е карта, която всеки може да използва от склада до екипа за приемане на стоки на клиента. Номерът на опаковката или палета, продуктите вътре, парчетата, нетното и брутното тегло, размерите и маркировките следва да бъдат проследени възможно най-много. Сковаността на общото тегло с тегло линия е проста, но ефективна контрол. Ако е необходимо да опаковате различни продукти в същия ред, не се съмнявайте в съдържанието на опаковката. Документиране на инструкцията за опаковане в чувствителни или счупени материали прави по-лесно оценяването на инцидента, ако елиминира твърдението за повреда. Разликата между списъка на опаковките и физическия товар следва да се реши без инсталацията.
5. Управление на митническата и транспортна координация като един календар, а не два отделни процеса
Резервацията на автомобил не означава, че стоките са готови за митническо оформяне. Удобството за одобрение, попълването на опаковките, времето за товарене, информационния поток за митническото оформяне, инструктирането на превозвача и датата на пристигане следва да се съхраняват в общ календар. Забавянето на един етап може да повлияе на разходите на другите. Вместо несигурна грижа, идентифицирай човека и последното време за контрол за всяка стъпка. Полезно е да се поеме проверката на външния доставчик на услуги, но отговорността за вътрешния контрол на крайната хартия е в съответствие с търсенето на клиента. Поддържайте критична кореспонденция в оперативното досие.
6. Напишете предположенията си в риск от застраховка и щети
Може да е подвеждащо да мислим, че едно и също застрахователно покритие е валидно на всеки пост. Естеството на стоката засяга оценката на риска за вида транспорт, договора и условието за доставка. Ако инцидентът се определи предварително къде щетата по време на транспортирането е необходима, загубата на информация се намалява незабавно, ако се изискват снимки, стопанства и известия. Наличието на предпазител не означава, че всяка загуба ще бъде автоматично постигната; покритието и изключенията следва да бъдат оценени чрез съответната политика. Следователно ръководителят на операцията следва да бъде включен не само във файла, застрахователната стойност, описанието на стоките и позоваването на пратката.
7. Не оставяйте изискванията на пратката от пратката
Търговският успех на продажбата зависи от договора на цената до изпращането на продукта. Ако става въпрос за метод на плащане на предварително плащане, вейд, обезпечение, кредит или други, добавете статуса на условията на събиране към списъка преди доставката. Работата на продажби и финансови единици от различни файлове може да доведе до риск от изпращане на поръчка, която не е дошла до плащането. Клиентската кари сметка трябва да бъде свързана със същия номер на операцията, който ще получи предстояща фактура, размера на конфликта. По този начин е по-лесно да се проследи коя пратка е затворена с коя колекция.
8. Създаване на отделен слой от квалифицирано проследяване в проект и работа ангажимент
Ако износът е част от проект за строителство или монтаж, само сметката на доставяния материал не осигурява достатъчно външен вид. Етапите на напредъка в договора, одобрените права, прекъсванията, обезпеченията, допълнителните работи и се следват в отделни области. Следва да се докаже, че всяко квалифицирано лице е свързано с какъв бизнес период и коя доставка; датата, посредничеството, приемането и информацията за възраженията следва да бъдат записани. Е-мейл, доказателства за доставка и подпис се съхраняват в един и същ електронен файл, хронологията на споразумение, което може да се изпита след месеци е инсталирана по-ясно. Тези записи не заместват правната оценка, а осигуряват силен документен знак.
9. Не можете постоянно да подобрите забавянето, което сте измерили
Оценка на резултатите от износа само с общ размер на продажбите може да скрие качеството на операцията. Показания като време за връщане от офертата, брой поправки в документите, навременна скорост на доставка, чакащи дни в митниците, записи на щетите и процента на депозита следва да бъдат обсъдени заедно. Измерванията трябва да се използват за намиране на причината за повтарящи се проблеми, а не за обвиняване на екипи. Така например, ако трябва да се определи непрекъснат списък в същия клиент на постове, проблемът може да се дължи на много липсващата информация за поръчка от персонала небрежност. Поддържайки кратък код за всяка корекция, предоставяйки данни директно на дизайна на процеса.
10. Започнете с малък цифров запис, разширяване на процеса като зрял
Не е необходимо да се изисква голяма софтуерна инвестиция от първия ден на добра система. Дайте уникален номер на всяка операция; свържете клиент, поръчка, състояние на доставка, документи, логистичен статус, събиране и свързана кореспонденция с един и същ фиш. След като потребителят A. TR е важно да добавите EUR.1 или друг документ, за да защитите историята на инсталацията и предишните версии на документ. В началото следва да се вземат предвид разрешенията за достъп и сигурността на личните данни. Моделите на документи, напомнянията, одитната история и докладването могат да бъдат активирани в процесна. Целта на автоматизацията е да се намалят повтарящите се операции, за да не се скрие решението на човека и да направим изключителните видими.
Заключение: Създаване на надеждна оперативна памет, а не контролен списък
Успешната операция по износ се основава на надеждното предаване на информация между екипите. Когато информацията за поръчката се управлява от един източник, когато условието за доставка е изчистено писмено, възможността за отказ се намалява, когато документите се наблюдават в календара за корабоплаването и митническите съвместни и свързани с досието за събиране. Всяка компания следва да добави нови съставки към контролния списък в съответствие с техния собствен продукт, пазар и договорни рискове. Три въпроса за началото са достатъчни: Кой е собственикът на тази информация, последният път е проверен и утре ще бъде обявен с протокола, ако възникне спор? Бизнесът, който отговаря в съответствие с тези въпроси, не само ще бъде подготвен за бумащина; създава устойчива оперативна дисциплина.
Тази статия е за обща информация.