End Control in Export Operations: A Applicable Frame From Order
فالصادرات ليست مجرد حد للمنتج. أما التفاصيل التقنية للأمر الوارد من العميل، وخطة الإنتاج، وشكل التسليم، والوثائق التجارية، والتخليص الجمركي، والشحن، والتحصيل، فترتبط بعضها ببعض. وقد يعود عدم التوافق الصغير في خاتم ما إلى التأخير، أو النفقات الإضافية أو الخدر في المرحلة التالية. ولذلك، ينبغي تصميم عملية تصدير جيدة على أنها عملية ذات قرارات موثقة ونقاط تحقق، وليس كمجموع من المهام التي تقع في ذكرى الشخص الوحيد. ويوفر الإطار التالي خطة عملية للمراقبة يمكن أن تكيف الأفرقة مع عملياتها، بدلا من إبداء رأي قانوني بشأن قطاع معين أو بلد معين.
1 - تركيب مجموعة بيانات مشتركة قبل الموافقة على الأمر
الخطوة الأولى هي فهم ما يريده الزبون بنفس الطريقة ويجب أن يكون المنتج واضحا في التعريف التجاري، والمدونة التقنية، والكمية، والعملة، وسعر العملة، والمبلغ الإجمالي، وسجل طلب الشراء ومكان التسليم. بروفورما هي حشرة كثيراً ما تُلاحظ في آخر لحظة، من طلب إنتاج الكمية المُكتبة في الفواتير، تعليمات الإرسال أو قائمة التغليف لذا اصنعي مخططاً للمقارنة لطلب الشراء، وسجل المبيعات الداخلية لا تتقدم بالقبول الشفوي إذا كان هناك فرق؛ تاريخ التغيير، الكفاءة ورقم الوثائق. ومن ثم، فإن عدة " نسختين " مختلفة من نفس الشحنة لا تدخل في التداول.
2 - معدل حالة التسليم مع التكلفة والمخاطر والمسؤولية
ونموذج التسليم ليس مجرد تعبير عن ثلاث حالات أضيف إلى الفواتير. ومن سينظمه النقل، الذي ستكتب له التكلفة حساباً، والتزاماً بالتأمين ومخاطر ينبغي نقله في أي مرحلة. ومن المهم الإشارة بوضوح إلى القاعدة والصيغة المناسبتين للأطراف في العقد. وإذا كان مكان التسليم غير مؤكد، يمكن تفسير القاعدة نفسها تفسيرا مختلفا مع جانبين. ويجب على فريق العمليات أن يطلب من ممثل المبيعات، خطيا، الحصول على بدل لوجستي من الاتفاق؛ وإذا ما أدرجت الشحن والتأمين في عرض الأسعار، ينبغي أيضا تخزينها. وعلى وجه الخصوص، تشكل الشحنات الجزئية وقبول التسليم الميداني نقاط مراقبة منفصلة للعقد.
3. Use single source and version discipline in document production
وتخدم الفواتير التجارية، والقائمة المرجعية، وورقة الشحن، وعند الاقتضاء، أو الوثائق التجارية المفضلة أغراضاً مختلفة. وعلى الرغم من أن المجالات المشتركة مثل أسماء الأطراف، وتعريف السلع، وإحصاء المجموعات، والوزن، والقيمة، والرقم المرجعي ينبغي أن تكون متسقة. ويحول إنشاء علاقة " رقم - رقم الفاكس " في جدول مراقبة دون اختلاط الوثائق الخاصة بملفات مختلفة. إنشاء صيغة جديدة بدلاً من تغيير الملف القديم بهدوء عند الضرورة، باستثناء سبب الاستبدال والموافقة. Note that the document requirements for the customs legislation may vary according to the product, country and regime; verify the document type not with habit, but according to concrete processing conditions.
4 - لا تروا قائمة التغليف فقط كطاولة للذراع
قائمة مرجعية جيدة التصميم هي خريطة يمكن أن يستخدمها الجميع من المستودع إلى فريق قبول السلع العميلة وينبغي اقتفاء أثر المنتجات الداخلة والقطع والوزن الصافي والإجمالي والأبعاد والعلامات قدر الإمكان. إن خدر الأوزان الإجمالية بالوزن الخطي بسيط ولكنه فعال. إذا كنت بحاجة إلى حزم منتجات مختلفة بنفس الترتيب، لا غير مؤكد محتويات الطرد. وتوثيق تعليمات التغليف في المواد الحساسة أو المكسورة يجعل من الأسهل تقييم الحادث إذا أزال المطالبة بالأضرار. وينبغي حل الفرق بين قائمة التغليف والشحن المادي دون التركيب.
5 - إدارة تنسيق الجمارك والنقل كجدول زمني واحد، وليس عمليتين منفصلتين
ولا يعني تحفظ السيارات أن البضائع جاهزة للتخليص الجمركي. وينبغي الإبقاء على الموافقة التلمذة، وإكمال التغليف، ووقت الحمل، وتدفق معلومات التخليص الجمركي، وتوجيه الناقل، وتاريخ الوصول المقدر في جدول زمني مشترك. وقد يؤثر تأخير مرحلة ما على تكاليف الآخرين. وبدلا من التعبير غير المؤكد عن " الرعاية الدوائية " ، يحدد الشخص وآخر وقت للتحكم في كل خطوة. من المفيد التفتيش على مقدم الخدمات الخارجية لكن مسؤولية الرقابة الداخلية على الورقة النهائية تتسق مع طلب العميل حافظ على المراسلات الحيوية في ملف العمليات
6 - كتابة افتراضاتكم في خطر التأمين والأضرار
ويمكن أن يكون من المضلل الاعتقاد بأن نفس التغطية التأمينية صالحة على كل وظيفة. The nature of the commodities affects the risk assessment of the type of transport, the contract and delivery condition. وإذا تقررت الحادثة مقدما عندما يكون الضرر قد وقع أثناء النقل ضروريا، فإن فقدان المعلومات يخفض فورا إذا اقتضى الأمر الصور والموجودات والإخطارات. The presence of the fuse does not mean that every loss will be automatically met; coverage and exceptions should be evaluated via the relevant policy. ولذلك، ينبغي ألا يقتصر إدراج مشرف العملية في الملف، والقيمة المؤمَّنة، ووصف البضائع، وإحالة الشحنة.
7 - لا تترك متطلبات الشحنة من الشحنة
ويتوقف النجاح التجاري للبيع على عقد السعر إلى أن يتم شحن المنتج. وإذا كان الأمر يتعلق بطريقة الدفع المسبق أو المهبل أو الضمان أو الائتمان أو غير ذلك، تضاف حالة شروط التحصيل إلى قائمة ما قبل الشحن. ويمكن أن يؤدي تشغيل المبيعات والوحدات المالية من مختلف الملفات إلى خطر إرسال أمر لم يُدفع بعد. وينبغي أن يقترن حساب الكاريكات العملاء بنفس رقم العملية الذي سيتلقى فاتورة مقبلة، وهي كمية النزاع. وبالتالي، من الأسهل تعقب الشحنة التي أغلقت معها.
8 - إنشاء طبقة منفصلة من التتبع المؤهل في أعمال المشاريع والالتزامات
وإذا كان التصدير جزءا من مشروع بناء أو تجميع، فإن فاتورة المواد المشحونة لا توفر ما يكفي من المظهر. The progress stages in the contract, approved rights, interruptions, collaterals, additional works and shall be followed in separate areas. وينبغي إثبات أن كل مؤهل يرتبط بفترة العمل وبأي فترة تسليم؛ وينبغي تسجيل المعلومات المتعلقة بالوساطة والقبول والاعتراض. ويحتفظ بالبريد الإلكتروني، وأدلة الإيصال، وورقة التوقيع في نفس الملف الإلكتروني، وتسلسل الاتفاق الذي يمكن أن يُعقد بعد أشهر، بشكل أوضح. ولا تحل هذه السجلات محل التقييم القانوني، ولكنها تقدم علامة وثيقة قوية.
9 - لا يمكن أن تحسن بشكل دائم التأخير الذي قيسته
ولا يمكن لتقييم أداء الصادرات إلا بمبلغ إجمالي المبيعات أن يخفي نوعية العمليات. وينبغي أن تُناقش معاً مواقف مثل وقت العودة من العرض، وعدد التصويبات على الوثائق، ومعدل الشحن في الوقت المناسب، وأيام الانتظار في الجمارك، وسجلات الأضرار، ومعدل الودائع. وينبغي استخدام القياسات لإيجاد سبب المشاكل المتكررة، وليس لإلقاء اللوم على الفرق. فعلى سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى إصلاح القائمة المرجعية المستمرة في نفس وظائف العميل، فإن المشكلة قد تعزى إلى المعلومات المتعلقة بالطلبات المفقودة جدا من الموظفين الذين يعانون من انعدام الرعاية. الاحتفاظ برمز لسبب قصير لكل تصويب، وتقديم البيانات مباشرة لتصميم العملية.
10 - البدء بسجل رقمي صغير، وتوسيع نطاق العملية لتصبح ناضجة
ليس من الضروري طلب استثمار كبير في البرامجيات من اليوم الأول نظام جيد :: إعطاء عدد فريد لكل عملية؛ والربط بين العملاء، والنظام، وحالة التسليم، والوثائق، والحالة اللوجستية، والتحصيل، والمراسلات ذات الصلة. A. TR is important to add EUR.1 or another document, to protect the installation history and previous versions of the الوثيقة. وينبغي النظر في أذون الدخول وأمن البيانات الشخصية في البداية. ويمكن تفعيل نماذج الوثائق، والتذكير، وتاريخ مراجعة الحسابات، وتقديم التقارير في إطار العملية. الغرض من التشغيل الآلي هو تخفيض عمليات إعادة التكرار دون إخفاء قرار الرجل لجعل الإستثنائيات واضحة.
الاستنتاج: إنشاء ذاكرة عملية موثوق بها، وليس قائمة مراقبة
وتستند عملية التصدير الناجحة إلى النقل الموثوق للمعلومات بين الأفرقة. وعندما تدار المعلومات المطلوبة من مصدر واحد، عندما تُبرأ حالة التسليم كتابة، وتخفض إمكانية الفشل عندما يتم رصد الوثائق في الجدول الزمني المشترك للشحن والجمارك وترتبط بملف التحصيل. وينبغي لكل شركة أن تضيف عناصر جديدة إلى قائمة المراقبة وفقاً لمخاطرها المتعلقة بالمنتج والسوق والعقود. ثلاثة أسئلة للبداية كافية: من هو مالك هذه المعلومات، آخر مرة تم التحقق منها، وسيعلن غدا بالسجل إذا نشأ نزاع؟ إن الأعمال التجارية التي تستجيب لهذه المسائل لن تكون جاهزة للعمل الورقي فحسب، بل ستنشئ انضباطا مستداما في العمليات.
وهذه المادة لأغراض إعلامية عامة.