Control final en operaciones de exportación: un marco aplicable de orden
La exportación no es sólo el límite del producto. Los detalles técnicos de la orden recibida del cliente, plan de producción, forma de entrega, documentos comerciales, despacho aduanero, envío y colección están conectados entre sí. La pequeña incompatibilidad en un anillo puede volver a retrasarse, gastos adicionales o entumecimiento en la siguiente etapa. Por lo tanto, una buena operación de exportación debe diseñarse como un proceso con decisiones documentadas y puntos de verificación, no como un total de tareas en la memoria de la persona soltera. El siguiente marco proporciona un esquema de control práctico que puede adaptar los equipos a sus operaciones, en lugar de la opinión jurídica para un sector o país específico.
1. Instalar el conjunto de datos comunes antes de la aprobación del pedido
El primer paso es entender lo que el cliente quiere de la misma manera. El producto debe estar claramente en la definición comercial, código técnico, cantidad, moneda, precio de la moneda, cantidad total, comprador y lugar de entrega. Proforma es un error que a menudo se nota en el último minuto, de la orden de producción de la cantidad escrita en la factura, la instrucciones del envío o la lista de embalajes. Así que cree una tabla de comparación para el pedido de compra, proforma y registro de ventas interna. No progresar con la aceptación oral si hay una diferencia; fecha de cambio, competente y número de documento. Por lo tanto, varias diferentes “versión de la persona” del mismo envío no entran en circulación.
2. Condiciones de entrega de tarifas con costo, riesgo y responsabilidad
El formulario de entrega no es sólo una expresión de tres casos añadida a la factura. Quién será organizado por el transporte, cuyo costo será escrito a quien se debe transferir cuenta, obligación de seguro y riesgo en qué momento. Es importante indicar claramente la regla y la versión apropiada de las partes en el contrato. Si el lugar de entrega es incierto, la misma regla puede interpretarse de manera diferente con dos lados. El equipo de operaciones debe solicitar la prestación logística del acuerdo por escrito del representante de ventas; si incluyen flete y seguro en la oferta de precios, también deben ser almacenados. En particular, los envíos parciales y la aceptación de la entrega sobre el terreno son puntos de control separados del contrato.
3. Use una sola fuente y disciplina de versión en la producción de documentos
Factura comercial, lista de verificación, papel de envío, y si es necesario, o documentos comerciales preferidos sirven diferentes propósitos. Aunque las áreas comunes como los nombres de las partes, la definición de bienes, el recuento de paquetes, el peso, el valor y el número de referencia deben ser consistentes. Establecer la relación de “número de pedido—número de lugar—número de casa” en una tabla de control impide la mezcla de documentos pertenecientes a diferentes archivos. Cree nueva versión en lugar de cambiar el archivo antiguo silenciosamente cuando sea necesario, ahorre la razón de reemplazo y aprobación. Tenga en cuenta que los requisitos de documentos para la legislación aduanera pueden variar según el producto, el país y el régimen; verifique el tipo de documento no con hábito, pero según condiciones de procesamiento concretas.
4. No vea la lista de embalaje sólo como el brazo adedi tabla
Una lista de verificación bien hecha es un mapa que todos pueden utilizar desde el almacén hasta el equipo de aceptación de bienes del cliente. Número de paquete o palet, productos dentro, piezas, peso neto y bruto, dimensiones y marcas deben ser rastreados tanto como sea posible. La entumecimiento de pesos totales con pesos de línea es simple pero eficaz control. Si usted necesita empacar diferentes productos en el mismo orden, no incierte el contenido del paquete. Documentar la instrucción de embalaje en materiales sensibles o rotos hace más fácil evaluar el incidente si elimina la reclamación por daños. La diferencia entre la lista de embalaje y la carga física debe resolverse sin la instalación.
5. Gestionar la coordinación de aduanas y transporte como calendario único, no dos procesos separados
La reserva de automóviles no significa que las mercancías estén listas para el despacho de aduanas. La aprobación del aprendiz, la terminación del embalaje, el tiempo de carga, el flujo de información de despacho de aduanas, la instrucción del transportista y la fecha estimada de llegada deben mantenerse en un calendario común. El retraso de una etapa puede afectar el costo de los demás. En lugar de una expresión incierta de “atención psicológica”, identifica a la persona y el último tiempo de control para cada paso. Es útil tomar la inspección del proveedor de servicios externos, pero la responsabilidad del control interno del papel final es consistente con la demanda del cliente. Mantenga la correspondencia crítica en el archivo de operación.
6. Escriba sus suposiciones en el riesgo de seguro y daño
Puede ser engañoso pensar que la misma cobertura de seguro es válida en cada puesto. La naturaleza de la mercancía afecta a la evaluación del riesgo del tipo de transporte, el contrato y la condición de entrega. Si el incidente se determina de antemano cuando el daño se produce durante el transporte es necesario, la pérdida de información se reduce inmediatamente si se requieren las fotos, tenencias y avisos. La presencia del fusible no significa que cada pérdida se satisfaga automáticamente; la cobertura y las excepciones deben evaluarse mediante la política pertinente. Por lo tanto, el supervisor de operaciones no sólo debe incluirse en el archivo, el valor asegurado, la descripción de las mercancías y la referencia del envío.
7. No deje los requisitos del envío del envío
El éxito comercial de la venta depende del contrato del precio hasta que el producto sea enviado. Si se trata de un método de pago de prepago, vado, colateral, crédito u otro, agregue el estado de los términos de la colección a la lista previa al envío. La operación de ventas y unidades financieras de diferentes archivos puede conducir el riesgo de enviar un pedido que no ha llegado al pago. La cuenta de cari cliente debe estar asociada con el mismo número de operación, que recibirá una próxima factura, la cantidad de conflicto. Por lo tanto, es más fácil rastrear qué envío está cerrado con qué colección.
8. Establecer una capa separada de seguimiento de calificación en el trabajo de proyecto y compromiso
Si la exportación es parte de un proyecto de construcción o montaje, sólo la factura del material enviado no proporciona suficiente apariencia. Las etapas de progreso del contrato, los derechos aprobados, las interrupciones, los colaterales, las obras adicionales y se seguirán en áreas separadas. Debe demostrarse que cada calificación está asociada a qué período de negocios y qué entrega; la información de fecha, intermediación, aceptación y objeción debe ser registrada. El correo electrónico, la evidencia de entrega y el papel de firma se mantienen en el mismo archivo electrónico, la cronología de un acuerdo que puede experimentarse después de meses se instala más claramente. Estos registros no sustituyen la evaluación legal, sino que proporcionan una fuerte marca de documentos.
9. Usted no puede mejorar permanentemente el retraso que ha medido
Evaluar el rendimiento de exportación sólo con la cantidad total de ventas puede ocultar la calidad de operación. Se deben examinar juntas muestras como el tiempo de regreso de la oferta, el número de correcciones de documentos, la tasa de envío oportuna, los días de espera en aduanas, los registros de daños y la tasa de depósito. Las mediciones deben utilizarse para encontrar la causa de problemas repetitivos, no para culpar a los equipos. Por ejemplo, si usted necesita fijar la lista de verificación continua en las entradas del mismo cliente, el problema puede deberse a la información de pedido muy faltante de la imprudencia del personal. Mantener un código de razón corto para cada corrección, proporcionando datos directamente al diseño del proceso.
10. Comience con un pequeño disco digital, amplíe el proceso como maduro
No es necesario exigir una gran inversión de software desde el primer día de un buen sistema. Dar un número único a cada operación; conectar cliente, pedido, estado de entrega, documentos, estado logístico, colección y correspondencia relacionada con el mismo deslizamiento. Después de que el usuario A. TR es importante añadir EUR.1 u otro documento, para proteger el historial de instalación y versiones anteriores del documento. Las autorizaciones de acceso y la seguridad de datos personales deben ser consideradas al principio. Las plantillas de documentos, recordatorios, historial de auditoría e informes pueden activarse en processnda. El propósito de la automatización es reducir las operaciones de repetición para no ocultar la decisión del hombre y para hacer excepcionales visibles.
Conclusión: Crear una memoria de operación fiable, no una lista de control
La operación de exportación exitosa se basa en la transmisión fiable de información entre los equipos. Cuando la información de pedido se gestiona de una fuente, cuando la condición de entrega se aclara por escrito, la la posibilidad de fracaso se reduce cuando los documentos son monitoreados en el calendario conjunto de envíos y aduanas y asociados con el archivo de recogida. Cada empresa debe añadir nuevos ingredientes a la lista de control según sus propios riesgos de producto, mercado y contrato. Tres preguntas para el comienzo son suficientes: ¿Quién es el propietario de esta información, la última vez fue verificada, y mañana será anunciado con el registro si surge una disputa? El negocio que responda de acuerdo con estas preguntas no sólo se preparará para el papeleo; crea una disciplina de operación sostenible.
Este artículo es para fines de información general.