Controllo finale nelle operazioni di esportazione: una struttura applicabile dall'ordine
L'esportazione non è solo il limite del prodotto. Dettagli tecnici dell'ordine ricevuto dal cliente, piano di produzione, forma di consegna, documenti commerciali, sdoganamento, spedizione e raccolta sono collegati tra loro. Piccola incompatibilità in un anello può tornare a ritardo, spese aggiuntive o intorpidimento alla fase successiva. Pertanto, una buona operazione di esportazione dovrebbe essere progettata come un processo con decisioni documentate e punti di verifica, non come un totale di compiti in piedi nella memoria della singola persona. Il seguente quadro fornisce un sistema di controllo pratico che può adattare i team alle loro operazioni, invece di un'opinione legale per un settore o un paese specifico.
1. Installare set di dati comuni prima dell'approvazione dell'ordine
Il primo passo è capire ciò che il cliente vuole allo stesso modo. Il prodotto deve essere chiaramente in definizione commerciale, codice tecnico, quantità, valuta, prezzo di valuta, importo totale, acquirente e consegna luogo record ordine. Proforma è un bug che viene spesso notato nell'ultimo minuto, dall'ordine di produzione dell'importo scritto nella fattura, istruzioni della spedizione o della lista di imballaggio. Quindi creare un grafico di confronto per ordine di acquisto, proforma e in-house record di vendite. Non progredire con accettazione orale se c'è una differenza; la data di cambiamento, il numero di documento e competente. Così, diverse “versione di figlio” della stessa spedizione non entrano in circolazione.
2. Condizioni di consegna del tasso con costo, rischio e responsabilità
Il modulo di consegna non è solo un'espressione a tre casi aggiunta alla fattura. Chi sarà organizzato dal trasporto, quale costo sarà scritto a chi l'account, l'obbligo di assicurazione e il rischio devono essere trasferiti a che punto. È importante indicare chiaramente l'appropriata regola Incoterms e la versione delle parti nel contratto. Se il luogo di consegna è incerto, la stessa regola può essere interpretata in modo diverso con due lati. Il team operativo deve richiedere l'indennità logistica dell'accordo da parte del rappresentante di vendita per iscritto; se include il trasporto e l'assicurazione nell'offerta di prezzo, devono anche essere memorizzati. In particolare, le spedizioni parziali e l'accettazione della consegna del campo sono punti di controllo separati del contratto.
3. Utilizzare la singola fonte e la disciplina di versione nella produzione di documenti
Fattura commerciale, lista di controllo, carta di spedizione, e se necessario, o documenti commerciali preferiti servono scopi diversi. Anche se le aree comuni come i nomi delle parti, la definizione delle merci, il conteggio dei pacchetti, il peso, il valore e il numero di riferimento dovrebbero essere coerenti. Stabilire il rapporto di “numero di ordine – numero di fatura – numero di casa” in una tabella di controllo impedisce la miscelazione di documenti appartenenti a file diversi. Creare nuova versione invece di cambiare il vecchio file tranquillamente quando necessario, salvare la ragione di sostituzione e approvazione. Si noti che i requisiti del documento per la legislazione doganale possono variare a seconda del prodotto, del paese e del regime; verificare il tipo di documento non con l'abitudine, ma in base alle condizioni di elaborazione concreta.
4. Non vedere la lista di imballaggio solo come il braccio tabella adedi
Una lista di controllo ben progettata è una mappa che tutti possono utilizzare dal magazzino al team di accettazione delle merci del cliente. Numero pacchetto o pallet, prodotti interni, pezzi, peso netto e lordo, dimensioni e marcature devono essere tracciati il più possibile. L'intorpidimento dei pesi totali con pesi di linea è un controllo semplice ma efficace. Se avete bisogno di confezionare prodotti diversi nello stesso ordine, non incerte il contenuto del pacchetto. Documentare l'istruzione di imballaggio in materiali sensibili o rotti rende più facile valutare l'incidente se elimina la richiesta di danni. La differenza tra la lista di imballaggio e il carico fisico deve essere risolta senza l'installazione.
5. Gestire il coordinamento doganale e dei trasporti come un unico calendario, non due processi separati
Prenotazione auto non significa che le merci sono pronte per lo sdoganamento. Apprendistato, completamento dell'imballaggio, tempo di caricamento, flusso di informazioni di sdoganamento, istruzioni al vettore e data di arrivo stimata dovrebbe essere tenuto in un calendario comune. Il ritardo di una fase può influenzare il costo di altri. Invece di un’espressione incerta “cura logica”, identifica la persona e l’ultimo tempo di controllo per ogni passo. E 'utile prendere l'ispezione del fornitore di servizi esterni, ma la responsabilità del controllo interno della carta finale è coerente con la domanda del cliente. Mantenere la corrispondenza critica nel file di funzionamento.
6. Scrivere le vostre ipotesi nel rischio di assicurazione e danni
Può essere fuorviante pensare che la stessa copertura assicurativa è valida su ogni post. La natura della merce influisce sulla valutazione del rischio del tipo di trasporto, sul contratto e sulla condizione di consegna. Se l'incidente è determinato in anticipo quando il danno si verifica durante il trasporto è necessario, la perdita di informazioni viene ridotta immediatamente se le foto, le partecipazioni e le comunicazioni sono richieste. La presenza del fusibile non significa che ogni perdita sarà automaticamente soddisfatta; la copertura e le eccezioni devono essere valutate tramite la relativa politica. Pertanto, il supervisore dell'operazione non deve essere incluso solo nel file, nel valore assicurato, nella descrizione delle merci e nel riferimento della spedizione.
7. Non lasciare i requisiti della spedizione dalla spedizione
Il successo commerciale della vendita dipende dal contratto del prezzo fino alla spedizione del prodotto. Se si tratta di un metodo di pagamento di pagamento anticipato, vade, garanzia, credito o altro, aggiungere lo stato dei termini di raccolta alla lista di pre-stazione. L'operazione di vendite e unità finanziarie da diversi file può portare il rischio di inviare un ordine che non è venuto al pagamento. L'account Customer cari dovrebbe essere associato con lo stesso numero di operazione, che riceverà una fattura imminente, la quantità di conflitto. Così, è più facile rintracciare quale spedizione è chiusa con quale collezione.
8. Impostare uno strato separato di monitoraggio delle qualifiche nel lavoro di progetto e impegno
Se l'esportazione fa parte di un progetto di costruzione o montaggio, solo la fattura del materiale spedito non fornisce abbastanza aspetto. Le fasi di avanzamento del contratto, i diritti approvati, le interruzioni, le garanzie, i lavori aggiuntivi e sono seguiti in aree separate. Si deve dimostrare che ogni qualifica è associata a quale periodo di attività e quale consegna; la data, l'intermediazione, l'accettazione e l'obiezione devono essere registrate. E-mail, prove di consegna e carta firmata sono conservati nello stesso file elettronico, la cronologia di un accordo che può essere sperimentato dopo mesi è installato più chiaramente. Questi documenti non sostituiscono la valutazione legale, ma forniscono un forte segno di documento.
9. Non puoi migliorare permanentemente il ritardo che hai misurato
Valutare le prestazioni di esportazione solo con importo totale di vendita può nascondere la qualità di funzionamento. Visualizzati come il tempo di ritorno dall'offerta, il numero di correzioni di documenti, il tasso di spedizione tempestivo, giorni di attesa in dogana, record di danni e tasso di deposito devono essere discussi insieme. Le misure devono essere utilizzate per trovare la causa di problemi ripetitivi, non per incolpare le squadre. Ad esempio, se avete bisogno di risolvere la lista di controllo continua nei post dello stesso cliente, il problema può essere dovuto alle informazioni di ordine molto mancanti dal personale spensieratezza. Mantenere un codice a breve ragione per ogni correzione, fornendo i dati direttamente alla progettazione del processo.
10. Inizia con un piccolo record digitale, espandere il processo come maturo
Non è necessario richiedere un grande investimento software dal primo giorno di un buon sistema. Dare un numero unico a ogni operazione; collegare il cliente, l'ordine, la condizione di consegna, documenti, stato logistico, la raccolta e la corrispondenza relativa alla stessa scheda. Dopo l'utente A. TR è importante aggiungere EUR.1 o un altro documento, per proteggere la storia dell'installazione e le versioni precedenti della documento. Le autorizzazioni di accesso e la sicurezza dei dati personali devono essere considerate all'inizio. I modelli di documento, i promemoria, la storia dell'audit e il reporting possono essere attivati in processnda. Lo scopo dell'automazione è quello di ridurre le operazioni di ripetizione per non nascondere la decisione dell'uomo e per rendere visibili le eccezionali.
Conclusione: Crea una memoria di funzionamento affidabile, non una lista di controllo
L'operazione di esportazione di successo si basa sulla trasmissione affidabile di informazioni tra le squadre. Quando le informazioni dell'ordine sono gestite da una fonte, quando la condizione di consegna è cancellata per iscritto, la la possibilità di fallimento viene ridotta quando i documenti sono monitorati nel calendario congiunto di spedizione e dogana e associati al file di raccolta. Ogni azienda dovrebbe aggiungere nuovi ingredienti alla lista di controllo secondo i propri rischi di prodotto, mercato e contratto. Tre domande per l'inizio sono sufficienti: Chi è il proprietario di queste informazioni, l'ultima volta è stato verificato, e domani sarà annunciato con il record se sorge una controversia? L'attività che risponde coerente con queste domande non solo sarà preparata per i lavori di ufficio; crea una disciplina di funzionamento sostenibile.
Questo articolo è a scopo di informazione generale.