Wie installiere ich Document Flow in Accounting? Zwei Kontrollpunkte von der Quelle zum Finanzbericht
Die Qualität der Buchhaltungsunterlagen wird nicht nur durch die Wahl des richtigen Kontocodes gemessen. Wenn ein Prozess beginnt, der vom Dokument unterstützt wird, wer von gesteuert wird, was ein Ganzes ist, in dem das Notizbuch verarbeitet wird und wie es dann erklärt werden kann. Gesunder Dokumentenfluss ist besonders wichtig in Unternehmen, in denen Verkauf, Einkauf, Lager, Finanzen und Buchhaltung voneinander abhängig sind. Es kann auch das Ergebnis der Registrierungsfrist zweimal beeinflussen, damit eine Rechnung verspätet eintrifft, falsch bindend zum Kunden oder die gleiche Transaktion. Die folgende Methode ist ein praktischer interner Kontrollrahmen, der sich an die eigene Gesetzgebung, den Umfang und die verwendete Software des Unternehmens anpassen kann.
1. Starten Sie den Prozess nicht mit dem Dokument, sondern mit dem Ereignis
Es beginnt, wenn eine gute Flow-Kaufrechnung eintrifft, nicht die Kaufanfrage genehmigt wird. Nachfrage, Bestellung, Lieferung, Annahme, Rechnung und Zahlung sind verschiedene Phasen desselben Prozesses. Das Angebot, die Auftragsgenehmigung, die Lieferung, die Rechnung und die Abholung sollten zusammen betrachtet werden. Es sollte eine gemeinsame Transaktionsreferenz geben, auch wenn jede Stufe nicht die gleiche Nummer trägt. Somit werden bei der Registrierung der Rechnung für die Buchhaltungseinheit die Kosten nicht wirklich geliefert, der Bestellpreis ändert sich nicht und ändert sich und die Zahlungsbedingungen. Die Kontrolllogik ist einfach: Die wirtschaftliche Basis des verlorenen Betrags sollte offen sein.
2. Klassifizierung nach Art und Quelle der Dokumente Home
Eingangsrechnungen, Rechnungen, Bankbelege, Spesenkompass, Inkassodokumente, Verträge und Lageraufzeichnungen sollten nicht in denselben Ordner eingegeben werden. Definieren Sie die erforderlichen Felder, den Dateinamenstandard und die verantwortliche Person für jeden Dokumenttyp. Zum Beispiel sollten Lieferant, Dokumentendatum, Dokumentennummer, Währung, Matrah, Steuern und die damit verbundene Bestellnummer getrennte Felder sein. Das Dokument beseitigt nicht die Notwendigkeit, die PDF- oder elektronische Systemregistrierung zu kontrollieren. Der Hauptzweck ist zu verstehen, dass es am Ende des Jahres nicht nur darum geht, das Dokument zu finden, welche Verarbeitung des Dokuments zu einem Blick gehört.
3. Verwenden Sie einen einzigen Eingabepunkt
Mit einer E-Mail an das Einkaufspersonal derselben Rechnung erhöht sich das Risiko, auch eine Nachricht an die Buchhaltung und die Finanzeinheit zu senden. Verwenden Sie ein Eingabefeld oder einen gesteuerten Ladebildschirm, auf dem Dokumente gesammelt werden. Geben Sie die Aufzeichnungszeit und eine eindeutige interne Referenz für jedes eingehende Dokument an. Das System kann Lieferanten- und Rechnungsnummernübereinstimmungen steuern, sollte aber nicht nur entscheiden, dass das Dokument basierend auf dem Zahlenanalog kopiert wird. Ausnahmen wie stornierte und reorganisierte Dokumente erfordern eine Erklärung. Mit dem ersten Ansprechpartner zum Dokument sollten die Pflichten der letzten Einwilligung voneinander getrennt werden.
4. Vergleichen Sie Bestellung, Lieferung und Rechnung dreifach
Der dreifache Konsens im Kaufprozess bietet eine starke Kontrolle: Was sagt die genehmigte Bestellung, was akzeptiert die Lieferung oder Dienstleistung, was verlangt die Rechnung? Bewerten Sie die Unterschiede in Menge, Stückpreis, isconto, Währung, Steuer und Lieferdatum mit vordefinierten Toleranzen. Wenn die Toleranz überschritten wird, kann die Registrierung an die entsprechende Behörde gesendet werden, anstatt automatisch abgelehnt zu werden. Es sollte auch festgelegt werden, dokumentiert zu werden, da es sich nicht um eine physische Speicheraufzeichnung bei Dienstleistungskäufen handelt. Dieser Vergleich blockiert nicht gefälschte Transaktionen allein; aber es macht es einfacher, Unterschiede zu überwachen.
5. Steuerkontrolle vor Auswahl des Codes
Der Steuerantrag hängt von der Art der Verarbeitung und den geltenden Vorschriften ab. Daher sollte der Anteil nicht mit der Gewohnheit der vergangenen Periode der außergewöhnlichen, tevkifat, Manipulation oder Dokumentenpflicht ausgewählt werden. Das Buchhaltungsteam muss die Art der Transaktion mit einer Checkliste, dem Status der Parteien, der Dokumentationsgeschichte und der erforderlichen Rechtsgrundlage überprüfen. Beispielsweise reicht es möglicherweise nicht aus, den gleichen Kontrollbildschirm für die Aufnahme inländischer Waren mit grenzüberschreitenden Dienstleistungen zu durchlaufen. Identifizieren Sie den Prozess der Expertenüberprüfung für komplexe oder Ausnahmesituationen. Mit der rechtlichen Beurteilung der Transaktion reduziert es Fehler, die die Verantwortung für die Belegung des technischen Raums im System trennen.
6. Die Zulassung beibehalten und das Risiko abgleichen
Jedes Dokument ist keine solide Kontrolle über die Erstellung, Korrektur, Genehmigung und Zahlung einer Person. Die vollständige Aufgabentrennung in kleinen Unternehmen kann schwierig sein; obwohl die zweite Augenüberprüfung und die periodische Berichtskontrolle angewendet werden können. Die zuständige Matrix sollte nicht nur aus den Grenzen des Betrags entstehen. Ein neuer Lieferant kann eine zusätzliche Bestätigung von Fällen wie ungewöhnlichem Bankkonto, Notfallzahlungsanfrage, hoher Inconto- oder retrospektiver Korrektur verlangen. Wer hat sich für das Genehmigungsprotokoll entschieden, wann und auf welche Informationen er entschieden hat, sollte klar erscheinen. Selbst wenn E-Mail-Bestätigungen ordnungsgemäß archiviert werden, trägt sie zur Prüfungsberechtigung bei.
7. Cari-Konten verfolgen mit Dokumentennummer
Es reicht nicht aus, die Kunden- oder Lieferantenbilanz nur als Gesamtsumme zu sehen. Welche Rechnung ist offen, welche Zahlung hat das Dokument geschlossen, was mit der Gutschrift verbunden ist, welcher Betrag ist widersprüchlich? Cari Account Display Antworten auf diese Fragen sollten gegeben werden. Im Gegenteil, es ist möglich, den gleichen Betrag erneut zu verlangen oder in einer tatsächlich geschlossenen Rechnung verzögert zu erscheinen. Regelmäßiger Autokonto-Konsens besteht nicht nur darin, Unterschriften am Ende des Jahres zu sammeln; unerwartete Unterschiede sind das Früherkennungsinstrument. Verbinden Sie Offenlegungen und korrigierende Transaktionen in Interviews mit Aufzeichnungen.
8. Spielbank- und Fallbewegungen ohne Verzögerung
Bankauszug ist eine unabhängige Ressource, die die Realitätsgeeignetheit von Inkasso- und Zahlungsaufzeichnungen kontrolliert. Verantwortlich dafür, unübertroffene Überweisungen auf dem temporären Konto zu erwarten, zu begründen und das Datum der Lösung zu identifizieren. Bankaufwand, Umtauschdifferenz, Teilesammlung, Rückgabe oder gleiche konsistente Zahlungen können es schwierig machen, automatisch abzugleichen. Aus diesem Grund sollte die Automatisierung nicht definierte Übereinstimmungen zur Benutzerbewertung bieten. Die Beziehung zwischen dem Dokument und der tatsächlichen Bewegung im Falle von Bewegungen sollte für die Häufigkeit und die Autoritätsgrenzen offen sein. Es sollte in Berichten gefolgt werden, dass die Geschichte der Transaktion mit dem Tag, an dem sie durchgeführt wird, anders sein sollte.
9. Umtauschtransaktionen mit einer einheitlichen Politik verwalten
Das Datum der Rechnung bei Umtauschtransaktionen, das Datum der Erhebung, die Rate und Wert der verwendeten können unterschiedliche Ergebnisse liefern. Bestimmen Sie zuerst die Buchhaltungs- und Steuerregeln, denen das Unternehmen unterliegt; registrieren Sie dann die im System verwendete Tauschquelle, den Zeitpunkt der Anwendung auf das Dokument und die Korrekturmethode. Es ist möglich, den Lagebericht in verschiedenen Währungen mit buchhalterischer Registrierung zu erstellen; Umrechnungsannahmen sollten jedoch erläutert werden. Verknüpfen Sie die Kurierunterschiede im offenen Stift, wenn möglich, um beim letzten Mal in großen Mengen zu sparen. Somit wird die tatsächliche Abholleistung und der periodische Effekt auf Basis des Kunden verständlicher.
10. Verbinden Sie das Ende der Laufzeit mit dem Kalender
Im Abschlussprozess ergänzen sich die Rechnungsaufzeichnungen, Ausgaben, Aktienbewegungen, Amortisman, Bankkonsens, Cari-Kontobestätigung und Berichtsüberprüfung. Wer sollte im Voraus bestimmt werden, was bis zum Datum gilt. Das fehlende Dokument ist nicht erforderlich, um das Schlussdatum für Unsicherheit zu verschieben; Es ist wichtig, die Art des offenen Stiftes und seine mögliche Wirkung zu dokumentieren. Die Trennung von bestimmten und temporären Beträgen in Managementberichten kann vor Fehlentscheidungen bewahrt werden. Die abschließende Kontrollliste sollte die Prozessverbesserung durchführen, die sie an Ort und Stelle gelernt haben, um den gleichen Fehler in jeder Periode neu zu erforschen.
11. 11. Such- und Änderungshistorie im digitalen Archiv
Das gute Archiv ist nicht nur ein Ordner, in dem Dateien gespeichert werden. Dokumentnummer, cari-account, datum, projektcode, bestellung und eine struktur, die mit dem schlüsselwort gesucht werden kann. Nachdem das Dokument hinzugefügt wurde, sollten das Installationsdatum und der hinzugefügte Benutzer angezeigt werden; die vorherigen Versionen wichtiger Datensätze sollten geschützt werden. Zugriffsberechtigungen von Dateien sollten auf Aufgabenanforderungen beschränkt sein; persönliche Daten, Geschäftsgeheimnisse und Backups sollten ebenfalls bewertet werden. Überprüfen Sie die Informationen, dass das System falsch ist, wenn OCR oder automatische Datenextraktion verwendet wird. Um das Archiv regelmäßig zu testen, sichert das Vorhandensein der Datei wirklich ihre Zugänglichkeit.
12. Messen Sie mehr als die Anzahl der Leistungsfehler
Es ist nützlich zu wissen, wie viele Rechnungen am Ende des Monats bearbeitet werden; aber es zeigt nicht die Qualität des Prozesses allein. Die Bearbeitungszeit pro Dokument sollte mit der korrekten Registrierungsrate beim ersten Mal, der Anzahl der ausstehenden Genehmigungen, der Schließungsverzögerung, korrigierten Fahrzeugkontodifferenzen und dem Zugriff auf das Dokument aus dem Archiv. Diese Indikatoren sollten verwendet werden, um die problematischen Schritte zu bestimmen, um das Personal nicht zu bestrafen. Zum Beispiel ist die Quelle wiederholter Fehler oft kein Buchhaltungsmitarbeiter, fehlende Bestellinformationen oder nicht standardmäßige Dateneingaben. Regelmäßige kleine Verbesserungen können nachhaltiger sein als ein großer Reinigungsvorgang am Ende des Jahres.
Fazit: Den Prozess von Anfang bis Ende aufzeichnen
Ein gesunder Dokumentenfluss schafft einen leicht zu steuernden Arbeitsspeicher. Startereignis für jede Transaktion, unterstützendes Dokument, kompetente Genehmigung, Buchhaltung, Zahlung oder Sammlung und Archiv Link sollte gesehen werden. Dafür ist eine teure Software nicht ab dem ersten Tag verpflichtend; die gemeinsame Transaktionsnummer bietet einen zuverlässigen Ordnerisierungsstandard, Verantwortungsmatrix und regelmäßigen Konsens ein wichtiger Start. Die rechtzeitige Automatisierung kann verbessert werden. Das Prinzip, das nicht vergessen werden sollte, wird jedoch nicht geändert: Es ist wertvoller als eine schnelle Registrierung, genau, erklärt und bei Bedarf wieder genehmigt. Dieser Artikel ist der allgemeine Rahmen; aktuelle Rechtsvorschriften und konkrete Prozesse sollten ebenfalls überprüft werden.
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