Как да инсталирате документ поток в счетоводството? Две контролни точки от източника до финансовия доклад
Качеството на счетоводните записи не се измерва само чрез избора на правилния код на сметката. Когато започва процес, който се поддържа от документа, който се контролира от, който е цяло, където се обработва тетрадката и как може да се обясни. Здравословният документен поток е особено важен за бизнеса, където продажбите, покупките, склада, финансите и счетоводството зависят един от друг. Това може също така да повлияе на резултата от периода на регистрация два пъти, за да може фактурата да пристигне късно, неправилно обвързващо до клиент или същата сделка. Следният метод е практична рамка за вътрешен контрол, която може да се адаптира към собственото законодателство, мащаб и софтуер.
1. Започнете процеса не с документа, а със събитието
Тя започва, когато пристигне добра фактура за покупка на поток, а не искането за покупка е одобрено. Търсенето, поръчката, доставката, приемането, фактурата и плащането са различни етапи от един и същ процес. Предложението, одобрението на поръчката, доставката, фактурата и събирането следва да се разглеждат заедно. Следва да има обща препратка към сделките, дори ако всеки етап не носи един и същ номер. По този начин при регистрацията на фактурата за счетоводната единица разходите не са действително доставени, цената на поръчката не се променя и променя и условията на плащане. Логиката за контрол е проста: икономическата основа на загубената сума трябва да бъде отворена.
2. Класификация според вида и източника на документите
Входящи сметки, сметки, банкови разписки, компаси за разходи, документи за събиране, договори и складови записи не трябва да се въвеждат в същата папка. Определяне на необходимите полета, име на файла стандарт и отговорно лице за всеки вид документ. Например доставчикът, дата на документа, номер на документа, валута, матра, данъчен и свързан с него пореден номер следва да бъдат отделни полета. Документът не премахва необходимостта от контрол на регистрацията на PDF или електронната система. Основната цел е да се разбере, че в края на годината не само намирането на документа, който се обработва от един поглед.
3. Използвайте една входна точка
С имейл до покупателния персонал на същата фактура, той увеличава риска от изпращане на съобщение до счетоводството и финансовата единица, както добре. Използвайте входна кутия или контролиран екран за товарене, където се събират документи. Дайте време за запис и уникална вътрешна препратка към всеки входящ документ. Системата може да контролира доставчика и номера на сметката съвпада, но тя не само трябва да реши, че документът е копиран въз основа на аналоговия номер. Изключения като отменени и реорганизирани документи изискват обяснение. С първото лице за контакт към документа задълженията на последното съгласие следва да бъдат отделени един от друг.
4. Сравни поръчка, доставка и фактура три пъти
Тройният консенсус в процеса на закупуване осигурява силен контрол: какво казва одобрената поръчка, какво приема доставката или услугата, какво иска фактурата? Оценка на разликите в количеството, цената на единицата, isconto, валута, данък и дата на доставка с предварително определени допустими отклонения. Ако допустимото отклонение е превишено, регистрацията може да бъде изпратена на съответния орган, вместо автоматично да бъде отхвърлена. Следва също така да бъде определено да бъде документирано, тъй като няма да бъде физически запис за съхранение при покупки на услуги. Това сравнение не блокира само фалшивите сделки, но улеснява проследяването на различията.
5. Направете данъчен контрол преди избора на код
Прилагането на данъка зависи от вида обработка и действащите разпоредби. Поради това делът не следва да се избира с навика от последния период на изключителни, тевкифат, подправяне или задължение за документи. Счетоводният екип трябва да провери естеството на сделката с контролен списък, статуса на страните, историята на документите и необходимото правно основание. Например може да не е достатъчно да се премине през същия контролен екран на приема на вътрешни стоки с трансгранична услуга. Идентифициране на процеса на експертен преглед за сложни или изключения ситуации. С правната оценка на сделката тя намалява грешките, които разделят отговорността за попълване на техническото пространство в системата.
6. Съхранявайте разрешението и да отговарят на риска
Всеки документ не е солиден контрол върху създаването, коригирането, одобряването и плащането на едно лице. Пълното разделяне на задачите в малките предприятия може да бъде трудно; въпреки че може да се приложи вторият преглед на очите и периодичния контрол на докладите. Компетентната матрица не следва да възниква само от границите на сумата. Новият доставчик може да изиска допълнително потвърждение на случаи като необичайна банкова сметка, искане за спешни плащания, висока инконто или ретроспективна корекция. Кой е решил за протокола на одобрението, кога и за това каква информация той реши ясно трябва да се появи. Дори ако имейл потвърждение са правилно архивирани, тя допринася за одит разрешение.
7. Проследяване Кари сметки с номер на документ
Не е достатъчно да се види баланс на клиента или доставчика само като обща сума. Коя фактура е отворена, кое плащане е затворило документа, който е свързан с кредитната бележка, коя сума е в противоречие? Кари акаунт показва отговори на тези въпроси трябва да бъдат дадени. Напротив, възможно е да се поиска отново същата сума или да се появи закъснение в действително затворена сметка. Редовният консенсус по автомобилната сметка не е само за събиране на подписи в края на годината; неочакваните разлики са инструментът за ранно откриване. Разкриване на данни и корективни сделки в интервюта с записи.
8. Съвпадение на банката и движения на случаите без забавяне
Екстрактът от банка е независим ресурс, който контролира пригодността на действителността на събирането и платежните записи. Отговорна да очаква несравними трансфери във временната сметка, причина и да посочи датата на решението. Банкови разходи, обменна разлика, събиране на части, връщане или същите последователни плащания могат да направят трудно автоматичното съответствие. Ето защо автоматизацията трябва да предлага неокончателен мач на потребителя преглед. Връзката между документа и действителното движение в случай на движение следва да бъде отворена за ограниченията на честотата и органа. Следва да се следи в докладите, че историята на сделката трябва да бъде различна с деня, в който е направена.
9. Управление на обменни транзакции с последователна политика
Датата на фактурата в обменните сделки, датата на събиране, скоростта и стойността на използваните могат да дадат различни резултати. Определят се счетоводните и данъчните правила, които бизнесът е предмет първо; след това се регистрира източникът на обмен, използван в системата, момента на прилагане към документа и метода на корекция. Възможно е докладът за управлението да се изготвя в различни валути със счетоводна регистрация; но следва да се обяснят допусканията за преобразуване. Линкирайте разликите между куриерите в отворената писалка, ако е възможно, за да спестите в насипно състояние в последния път. По този начин действителните резултати от събирането и периодичния ефект на базата на клиента стават по-разбираеми.
10. Свържете края на срока с календара
В заключителния процес законопроектните записи, разходи, движения на акции, амортисман, банков консенсус, потвърждение на кари сметка и преглед на доклада се допълват взаимно. Кой трябва да бъде определен предварително, което ще свърши работа до датата. Липсващият документ не е длъжен да отлага заключителната дата за несигурност; важно е да се документира естеството на отворената писалка и нейния възможен ефект. Отделянето на определени и временни суми в докладите за управлението може да бъде предотвратено от погрешни решения. Крайният контролен списък следва да извършва подобрението в процеса, което са научили на място, за да изследват отново същата грешка във всеки период.
11. 11. Осигурете търсене и промяна в историята на дигиталния архив
Добрият архив не е само папка, където се съхраняват файлове. Номер на документа, кари сметка, дата, код на проекта, поръчка и структура, която може да се търси с ключова дума. След добавянето на документа следва да се види датата на инсталиране и добавеният потребител; предишните версии на важни записи следва да бъдат защитени. Достъпът до досиетата следва да бъде ограничен до изискване за задача; личните данни, търговските тайни и архивирането също следва да бъдат оценени. Проверка на информацията, че системата ще бъде погрешно, ако се използва OCR или автоматично извличане на данни. За да тества архива редовно, присъствието на файла наистина осигурява неговата достъпност.
12. Измерете повече от броя грешки в работата
Полезно е да се знае колко сметки се обработват в края на месеца; но това не показва само качеството на процеса. Времето за обработка на документа следва да се следи с правилния процент на регистрация на първия път, броя на висящите одобрения, закъснението при затваряне, коригираните разлики в сметките за автомобили и достъпа до документа от архива. Тези показатели следва да се използват за определяне на проблемните стъпки за ненаказване на персонала. Например източникът на повтарящи се грешки често не е счетоводител, липсва информация за поръчката или нестандартна информация. Редовните малки подобрения могат да бъдат по-устойчиви от голяма операция по почистване в края на годината.
Заключение: Запис на процеса от началото до края
Здравословен документ поток създава лесна оперативна памет за контрол. Начало на събитие за всяка сделка, поддържащ документ, компетентно одобрение, счетоводна документация, плащане или събиране и архивна връзка. За това скъп софтуер не е задължителен от първия ден; общият номер на сделката осигурява надежден стандарт за папкиране, матрица за отговорност и редовен консенсус важен старт. Навременната автоматизация може да бъде подобрена. Принципът, който не трябва да се забравя обаче, не се променя: Тя е по-ценна от бърза регистрация, точна, обяснена и отново одобрена, когато е необходимо. Тази статия е общата рамка; настоящото законодателство и конкретни процеси също трябва да бъдат преразгледани.
Етикети и ключови думи
Счетоводство · управление на документи · вътрешен контрол · законопроект за покупка · законопроект за продажба · тройна поръчка · приемане на поръчка за покупка · одобрение на фактурата · проверка на сметките · план за счетоводна сметка · архивиране на документи · цифрово счетоводство · консенсус на кари сметка · проследяване на открити сметки · банков договор · контрол на случаите · сделки за обмяна на валута · проследяване на обменни разлики · край на затварянето · записи на разходите tahakku · инвентарни записи · контрол на амортисман · електронен документ · одитна следа · процедура на одобрение · процес на отчетност · качество · отчитане