如何在会计中安装文档流 ? 从来源到财务报告的两个控制点
会计记录的质量不只通过选择正确的账户代码来衡量. 当一个过程开始时,它由文档支持,由谁控制,它是笔记本处理的整体,然后如何解释. 在销售、采购、仓库、财务和会计相互依存的企业中,健康的文件流通尤其重要。 这还可能影响两次发票迟到的登记期结果,不正确的约束力 页:1 客户或同一交易。 以下方法是一个实用的内部控制框架,能够适应企业自身的立法,规模和使用的软件.
1. 进程不是从文件开始,而是从活动开始
它始于良好流程购买发票到达时,而不是采购申请获得批准。 要求、订单、交付、接受、发票和付款是同一程序的不同阶段。 报盘,订单批准,交付,发票和收款应当一并审议. 即便每个阶段没有同样的编号,也应有通用的交易参考. 因此,在登记会计单位发票时,成本没有真正交付,定单价格没有变化,付款条件也没有变化. 控制逻辑很简单:损失金额的经济基础应该开放.
2. 按文件类型和来源分类
不得将收到的账单、账单、银行收据、支出指南针、收款文件、合同和仓库记录输入同一文件夹。 定义所需字段、文件名称标准和每个文档类型的负责人。 例如,供应商、文件日期、文件编号、货币、matrah、税收和有关订单号应为单独的字段。 该文件并不排除控制PDF或电子系统注册的必要性. 主要目的是要了解,年底不仅要找到文件,文件的处理属于一目了然.
3. 使用单一输入点
向同一发票的采购人员发送电子邮件,也增加了向会计和财务单位发送信息的风险。 在收集文档时使用输入框或控制加载屏幕。 为每个收到的文件提供录音时间和独特的内部参考。 该系统可以控制供应商和计费号码匹配,但不仅应当根据数字模拟决定文件复制. 取消和重组文件等例外情况需要解释。 与文件的第一联系人,最后同意的义务应当相互分离.
4. 比较订单、交货和发票
采购过程中的三重共识提供了有力的控制:批准的订单上说,交付或服务接受什么记录,发票要求什么? 评价数量、单价、异位调、货币、税收和交货日期方面的差异,并预设容忍度。 如果超过了容忍度,可以将登记结果发送给相应的当局,而不是自动拒绝。 还应确定有文件记录,因为它不是服务采购中的实际储存记录。 这种比较不仅阻止了假交易;但更容易监测差异。
5. 在选择代码前实行税收管制
税收申请取决于处理类型和现行条例。 因此,选择该比例时不应采用过去一个特殊、tevkifat、篡改或文件义务时期的习惯。 会计组必须核查交易的性质以及核对清单、当事人状况、文件历史和必要的法律依据。 例如,通过同一控制屏的跨界国内货物摄入可能是不够的。 确定复杂或例外情况的专家审评程序。 在对交易进行法律评估后,它减少了将填补系统技术空间的责任分开的错误。
6. 保持授权并承担风险
每份文件都不是对一人的创作、更正、批准和付款的可靠控制。 在小企业中,任务完全分离可能很困难;尽管可以进行第二次眼审查和定期报告控制。 有关矩阵不仅应来自数额的限度。 新供应商可能要求额外确认不寻常的银行账户、紧急付款请求、高度不协调或追溯性纠正等情况。 由谁决定批准记录,何时和何时 关于他所决定的显然应该出现的信息。 即使电子邮件确认文件被妥善存档,也有助于审计许可.
7. 有文件编号的跟踪卡利账户
只看到客户或供应商的余额为总额是不够的。 哪些发票尚未开具,哪些付款已经结清,哪些与信用证有关,哪些金额有冲突? Cari账户显示这些问题的答案应该给出. 相反,可以重新要求相同的金额,或者在实际关闭的账单中出现延迟. 常规汽车账户共识不仅是在年底收集签名;意想不到的差异是早期检测工具. 与记录面谈时的相关披露和纠正交易。
8. 毫不拖延地匹配银行和案件流动情况
银行摘录是一种独立资源,可以控制实事求是的收款和付款记录。 负责在临时账户中预计未匹配的转账,说明原因并确定解决日期. 银行支出,汇兑差额,部分收款,回购或相同一致的付款,都可能难以自动匹配. 因此自动化应该为用户审查提供非定值匹配。 证件与实际移动的关系,在移动时,应当开放于频率和权限限制之内. 报告应该遵循的是,交易的历史应该与交易完成之日不同。
9. 用一致的政策管理交易所交易
汇兑交易发票日期,收票日期,收票日期. 使用率和价值可得出不同的结果。 确定企业先行的会计和税则;然后登记系统使用的交换来源,文件的适用时间和校正方法. 可以以不同的货币编制管理报告,并进行会计登记;但应解释换算假设。 如果可能的话, 将打开的笔中信使的差别连接起来, 以在上次大量保存 。 因此,根据客户的实际收集业绩和定期效应就更容易理解。
10. 将词尾与日历连接
在结账过程中,账单记录,支出,股票变动,摊销,银行共识,卡伊账户确认和报告审查是相辅相成的. 何人应先定,先定后定. 缺失的文档不需要推迟不确定的结束日期;必须记录开口笔的性质及其可能产生的影响。 管理报告中某些和临时数额的分离可以防止错误的决定。 关闭控制清单应进行他们学到的流程改进,以便在每一期间重新研究同样的错误。
11. 提供数字档案的搜索和历史变化
好存档不仅仅是一个文件存储的文件夹 。 文档编号,cari账户,日期,项目代码,顺序和一个可用关键词查找的结构. 在添加文档后,应当看到安装日期和新增用户;之前版本的重要记录应当受到保护. 查阅文件的授权应限于任务要求;个人数据、商业秘密和备份也应进行评估。 验证如果使用 OCR 或自动数据提取, 系统会出错的信息 。 为了定期测试档案,文件的存在确实保证了它的可访问性.
12. 衡量超过性能差错的数目
了解月底处理的帐单有多少是有用的;但不能仅说明处理过程的质量。 对每份文件的处理时间,应当首次按正确的登记率,待审批数量,关闭延误情况,更正车账差异情况并进入. 文档从存档。 这些指标应用于确定不惩罚人员的有问题的步骤。 例如,重复错误的来源往往不是会计雇员、缺少订单信息或非标准数据输入。 定期的微小改进比年底的大型清洁作业更可持续.
结论:从头到尾记录进程
健康的文件流创建了易于操作的内存来控制. 应看到每次交易的启动事件、支持文件、合格核准、会计记录、付款或收集以及档案链接。 为此,一个昂贵的软件从第一天起就不是强制性的;共同交易号提供了可靠的文件夹化标准,责任矩阵和定期共识是一个重要的开端. 可以改进及时自动化。 然而,不应忘记的原则并没有改变: 它比迅速登记、准确、解释和必要时重新批准更有价值。 本条是总体框架;现行立法和具体程序也应审查。
标记和关键词
会计文件流 —— 文件管理 —— 会计内部控制 —— 采购单 —— 三重协议 —— 购货单 —— 收货单 —— 收货单 —— 验收单 —— 帐单清单 —— 文件归档 —— 数字账户 —— 帐单共识 —— 开户跟踪 —— 银行协议 —— 案件控制 —— 货币兑换交易 —— 汇兑差额跟踪 —— 结束结账 —— 支出 塔哈克库库 —— 存货记录 —— 摊销单 —— 电子文件 —— 审计线索 核准汇总表程序 —— 会计质量