Cómo instalar el flujo de documentos en la contabilidad? Dos puntos de control de la fuente al informe financiero
La calidad de los registros contables no se mide solamente eligiendo el código de cuenta correcto. Cuando comienza un proceso, que es apoyado por el documento, que es controlado por, que es un todo donde se procesa el cuaderno y luego cómo se puede explicar. El flujo saludable de documentos es particularmente importante en las empresas donde las ventas, la compra, el almacén, las finanzas y la contabilidad dependen unos de otros. También puede afectar el resultado del período de registro dos veces para que una factura llegue tarde, incorrectamente vinculante a la cliente o la misma transacción. El siguiente método es un marco de control interno práctico que puede adaptarse a la propia legislación, escala y software del negocio utilizado.
1. Iniciar el proceso no con el documento, sino con el evento
Comienza cuando llega una factura de compra de buen flujo, no se aprueba la solicitud de compra. Demanda, orden, entrega, aceptación, factura y pago son diferentes etapas del mismo proceso. La oferta, la aprobación del pedido, la entrega, la factura y la colección deben considerarse juntos. Debe haber una referencia de transacción común incluso si cada etapa no tiene el mismo número. Así, al registrar la factura de la unidad de contabilidad, el costo no se entrega realmente, el precio de pedido no cambia y cambia y los términos de pago. La lógica de control es simple: la base económica de la cantidad perdida debe ser abierta.
2. Clasificación según el tipo y fuente de los documentos Home
Las facturas entrantes, las facturas, los recibos bancarios, la brújula de gastos, los documentos de recogida, los contratos y los registros del almacén no deben introducirse en la misma carpeta. Definir los campos requeridos, el nombre de archivo estándar y la persona responsable de cada tipo de documento. Por ejemplo, el proveedor, fecha de documento, número de documento, moneda, matrah, impuesto y número de pedido conexo deben ser campos separados. El documento no elimina la necesidad de controlar el registro del sistema PDF o electrónico. El objetivo principal es entender que al final del año no sólo se encuentra el documento, que el procesamiento del documento pertenece a un vistazo.
3. Use un solo punto de entrada
Con el correo electrónico al personal de compras de la misma factura, aumenta el riesgo de enviar un mensaje a la contabilidad y a la unidad financiera también. Utilice una caja de entrada o una pantalla de carga controlada donde se recogen los documentos. Dar tiempo de grabación y referencia interna única a cada documento entrante. El sistema puede controlar los partidos de proveedores y números de facturación, pero no sólo debe decidir que el documento es copiado basado en el número analógico. Excepciones como documentos cancelados y reorganizados requieren explicación. Con la primera persona de contacto en el documento, los deberes del último consentimiento deben separarse unos de otros.
4. Comparar orden, entrega y factura triple
El triple consenso en el proceso de compra proporciona un fuerte control: lo que dice el pedido aprobado, qué acepta el registro de entrega o servicio, qué pide la factura? Evaluar las diferencias en cantidad, precio unitario, isconto, moneda, impuestos y fecha de entrega con tolerancias predefinidas. Si se supera la tolerancia, el registro puede ser enviado a la autoridad correspondiente en lugar de ser rechazado automáticamente. También debe determinarse que se documente ya que no será un registro de almacenamiento físico en las compras de servicios. Esta comparación no bloquea las transacciones falsas por sí solas; pero facilita el seguimiento de las diferencias.
5. Hacer control fiscal antes de la selección de código
La aplicación tributaria depende del tipo de procesamiento y normativa vigente. Por lo tanto, la proporción no debe seleccionarse con el hábito del pasado período de excepcional, tevkifat, tamper o obligación de documento. El equipo de contabilidad debe verificar la naturaleza de la transacción con una lista de verificación, estado de las partes, historial de documentos y la base legal necesaria. Por ejemplo, tal vez no sea suficiente pasar a través de la misma pantalla de control de la ingesta de bienes internos con servicio transfronterizo. Determinar el proceso de examen de expertos para situaciones complejas o de excepción. Con la evaluación legal de la transacción, reduce los errores que separan la responsabilidad de llenar el espacio técnico en el sistema.
6. Mantenga la autorización y coincida con el riesgo
Cada documento no es un control sólido de la creación, corrección, aprobación y pago de una persona. La separación completa de tareas en pequeñas empresas puede ser difícil, aunque se puede aplicar el segundo examen ocular y el control de los informes periódicos. La matriz competente no sólo debe ocurrir desde los límites de la cantidad. El nuevo proveedor puede requerir una confirmación adicional de casos como una cuenta bancaria inusual, una solicitud de pago de emergencia, una corrección de contacto o retrospectiva elevada. Quién ha decidido en el registro de aprobación, cuándo y sobre qué información decidió claramente aparecer. Incluso si las confirmaciones de correo electrónico son archivadas correctamente, contribuye al permiso de auditoría.
7. Cuentas de Track Cari con número de documento
No es suficiente para ver el balance del cliente o del proveedor sólo como cantidad total. ¿Qué factura está abierta, qué pago ha cerrado el documento, que está asociado con la factura de la nota de crédito, qué cantidad es conflictiva? Las respuestas de la cuenta Cari a estas preguntas deben ser dadas. Por el contrario, es posible redemandar la misma cantidad o aparecer retrasado en una factura realmente cerrada. El consenso regular de la cuenta de automóviles no es sólo para recoger firmas al final del año; las diferencias inesperadas son la herramienta de detección temprana. Declaraciones asociadas y transacciones correctivas en entrevistas con registros.
8. Coinciden sin demora en los movimientos bancarios y de casos
El extracto bancario es un recurso independiente que controla la idoneidad de la realidad de los registros de recogida y pago. Responsable de esperar transferencias sin igual en la cuenta temporal, razón e identificar la fecha de solución. Los gastos bancarios, la diferencia de cambio, la recogida de piezas, la devolución o los mismos pagos consistentes pueden hacer que sea difícil coincidir automáticamente. Es por eso que la automatización debe ofrecer partidos no definitivos a la revisión del usuario. La relación entre el documento y el movimiento real en los movimientos de caso debe estar abierta a los límites de frecuencia y autoridad. Debe seguirse en informes que la historia de la transacción debe ser diferente con el día que se hace.
9. Gestionar las transacciones de intercambio con una política coherente
La fecha de factura en las transacciones de cambio, la fecha de recogida, la la tasa y el valor de los utilizados pueden dar diferentes resultados. Determinar las reglas de contabilidad e impuestos que el negocio está sujeto primero; luego registrar la fuente del intercambio utilizado en el sistema, el momento de aplicación al documento y el método de corrección. Es posible preparar el informe de gestión en diferentes monedas con registro contable; pero se deben explicar las hipótesis de conversión. Vincular las diferencias de mensajería en el bolígrafo abierto si es posible guardar a granel en la última vez. Así, el rendimiento real de la colección y el efecto periódico sobre la base del cliente se vuelve más comprensible.
10. Conecte el término al calendario
En el proceso de cierre, los registros de facturas, gastos, movimientos de acciones, amortisman, consenso bancario, confirmación de la cuenta de cari y revisión del informe se complementan entre sí. Quién debe ser determinado por adelantado, que hará hasta la fecha. El documento que falta no es necesario para aplazar la fecha de cierre de la incertidumbre; es importante documentar la naturaleza del bolígrafo abierto y su posible efecto. La separación de ciertas cantidades temporales en los informes de gestión puede impedirse de decisiones erróneas. La lista de control de cierre debe llevar a cabo la mejora del proceso que aprendieron en su lugar para revisar el mismo error en cada período.
11. Proporcionar historia de búsqueda y cambio en el archivo digital
El buen archivo no es sólo una carpeta donde se almacenan los archivos. Número de documento, cuenta de cari, fecha, código de proyecto, orden y una estructura que se puede buscar con la palabra clave. Después de añadir el documento, se debe ver la fecha de instalación y el usuario añadido; deben protegerse las versiones anteriores de los registros importantes. Las autorizaciones de acceso de los archivos deben limitarse al requisito de tarea; también deben evaluarse los datos personales, secretos comerciales y copias de seguridad. Verifique la información que el sistema estará mal si se utiliza OCR o extracción automática de datos. Para probar el archivo regularmente, la presencia del archivo realmente asegura su accesibilidad.
12. Medir más que el número de errores de rendimiento
Es útil saber cuántas facturas se procesan al final del mes; pero no muestra la calidad del proceso solo. El tiempo de procesamiento por documento debe ser supervisado con la tasa de registro correcta por primera vez, el número de aprobaciones pendientes, retraso de cierre, diferencias corregidas de la cuenta de coche y acceso a el documento del archivo. Estos indicadores deben utilizarse para determinar las medidas problemáticas que no deben castigar al personal. Por ejemplo, la fuente de errores repetidos a menudo no es un empleado contable, falta de información de pedidos o entrada de datos no estándar. Las pequeñas mejoras regulares pueden ser más sostenibles que una gran operación de limpieza al final del año.
Conclusión: Grabar el proceso de principio a fin
El flujo de documento saludable crea una memoria de funcionamiento fácil para controlar. Inicio del evento para cada transacción, documento de apoyo, aprobación competente, registro contable, pago o cobro y enlace de archivo debe ser visto. Para ello, un software costoso no es obligatorio desde el primer día; el número de transacción común proporciona un estándar de carpetas confiable, matriz de responsabilidad y consenso regular un comienzo importante. Se puede mejorar la automatización oportuna. Sin embargo, el principio que no debe olvidarse no se modifica: Es más valioso que un registro rápido, preciso, explicado y mejorado cuando sea necesario. Este artículo es el marco general; la legislación vigente y los procesos concretos también deben revisarse.
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