Come installare il flusso di documenti in contabilità? Due punti di controllo dalla fonte alla relazione finanziaria
La qualità dei registri contabili non è misurata solo scegliendo il codice del conto corretto. Quando inizia un processo, che è supportato dal documento, che è controllato da, che è un tutto dove il notebook viene elaborato e poi come può essere spiegato. Il flusso di documenti sano è particolarmente importante nelle imprese in cui le vendite, l'acquisto, il magazzino, la finanza e la contabilità dipendono l'uno dall'altro. Può anche influenzare l'esito del periodo di registrazione due volte per una fattura per arrivare tardi, erroneamente vincolante al cliente o la stessa transazione. Il seguente metodo è un pratico telaio di controllo interno che può adattarsi alla propria legislazione, scala e software del business utilizzato.
1. Avviare il processo non con il documento, ma con l'evento
Si inizia quando arriva una buona fattura di acquisto di flusso, non viene approvata la richiesta di acquisto. Domanda, ordine, consegna, accettazione, fattura e pagamento sono diverse fasi dello stesso processo. L'offerta, l'approvazione dell'ordine, la consegna, la fattura e la raccolta devono essere considerati insieme. Ci dovrebbe essere un riferimento di transazione comune anche se ogni fase non porta lo stesso numero. Così, quando si registra la fattura dell'unità contabile, il costo non è realmente consegnato, il prezzo dell'ordine non cambia e cambia e i termini di pagamento. La logica di controllo è semplice: la base economica della quantità perduta dovrebbe essere aperta.
2. Classificazione secondo il tipo e la fonte dei documenti Home
Le bollette in entrata, le fatture, le ricevute bancarie, la bussola di spesa, i documenti di raccolta, i contratti e i record di magazzino non devono essere presentati nella stessa cartella. Definire i campi richiesti, il nome del file standard e la persona responsabile per ogni tipo di documento. Ad esempio, il fornitore, la data del documento, il numero di documento, la valuta, il matrah, l'imposta e il numero di ordine relativo devono essere campi separati. Il documento non elimina la necessità di controllare la registrazione del sistema PDF o elettronico. Lo scopo principale è quello di capire che alla fine dell'anno non è solo trovare il documento, che il trattamento del documento appartiene a uno sguardo.
3. Utilizzare un singolo punto di input
Con email al personale di acquisto della stessa fattura, aumenta il rischio di inviare un messaggio alla contabilità e all'unità finanziaria. Utilizzare una casella di input o uno schermo di caricamento controllato dove vengono raccolti i documenti. Dare tempo di registrazione e riferimento interno unico a ogni documento in arrivo. Il sistema può controllare le partite del fornitore e del numero di fatturazione, ma non solo deve decidere che il documento viene copiato in base al numero analogico. Eccezioni come documenti annullati e riorganizzati richiedono spiegazioni. Con la prima persona di contatto al documento, i doveri dell'ultimo consenso devono essere separati l'uno dall'altro.
4. Confronta ordine, consegna e fattura tripla
Il triplo consenso nel processo di acquisto fornisce un forte controllo: che cosa dice l'ordine approvato, che cosa accetta la consegna o il servizio record, che cosa richiede la fattura? Valutare le differenze di quantità, prezzo unitario, isconto, valuta, imposta e data di consegna con tolleranze predefinite. Se la tolleranza viene superata, la registrazione può essere inviata all'autorità corrispondente invece di essere respinta automaticamente. Dovrebbe anche essere determinato per essere documentato in quanto non sarà un record di archiviazione fisico negli acquisti di servizi. Questo confronto non blocca solo le transazioni false; ma rende più facile monitorare le differenze.
5. Fare il controllo fiscale prima della selezione del codice
La domanda di imposta dipende dal tipo di trattamento e dalle normative vigenti. Pertanto, la proporzione non deve essere selezionata con l'abitudine del periodo passato di eccezionale, tevkifat, manomissione o obbligo di documento. Il team contabile deve verificare la natura della transazione con una lista di controllo, lo stato delle parti, la cronologia dei documenti e la base giuridica richiesta. Ad esempio, potrebbe non essere sufficiente passare attraverso lo stesso schermo di controllo dell'assunzione di beni domestici con servizio transfrontaliero. Identificare il processo di esame esperto per situazioni complesse o di eccezione. Con la valutazione legale della transazione, riduce gli errori che separano la responsabilità di riempire lo spazio tecnico nel sistema.
6. Mantenere l'autorizzazione e corrispondere al rischio
Ogni documento non è un controllo solido di creazione, correzione, approvazione e pagamento di una persona. La separazione dei compiti nelle piccole imprese può essere difficile; anche se la seconda revisione degli occhi e il controllo periodico dei rapporti possono essere applicati. La matrice competente non deve avvenire solo dai limiti dell'importo. Nuovo fornitore può richiedere la conferma aggiuntiva di casi come conto bancario insolito, richiesta di pagamento di emergenza, alta correzione inconto o retrospettiva. Chi ha deciso il record di approvazione, quando e su quali informazioni ha deciso chiaramente dovrebbe apparire. Anche se le conferme e-mail sono archiviate correttamente, contribuisce al permesso di audit.
7. Traccia account Cari con numero di documento
Non è sufficiente vedere il saldo del cliente o del fornitore solo come importo totale. Quale fattura è aperta, quale pagamento ha chiuso il documento, che è associato alla fattura della nota di credito, quale importo è in conflitto? Le risposte dell'account Cari a queste domande devono essere date. Al contrario, è possibile ri-demandere lo stesso importo o apparire ritardato in una fattura effettivamente chiusa. Il consenso regolare del conto dell'automobile non è solo quello di raccogliere le firme alla fine dell'anno; le differenze inaspettate sono lo strumento di rilevamento precoce. Divulsioni associate e transazioni correttive in interviste con record.
8. Partita movimenti bancari e case senza ritardo
L'estratto di banca è una risorsa indipendente che controlla la reale idoneità della raccolta e dei registri di pagamento. Responsabile di aspettarsi trasferimenti ineguagliati nel conto temporaneo, ragione e identificare la data di soluzione. Le spese bancarie, la differenza di scambio, la raccolta di parti, il ritorno o gli stessi pagamenti coerenti possono rendere difficile da abbinare automaticamente. Ecco perché l'automazione dovrebbe offrire partite non-definite alla recensione dell'utente. Il rapporto tra il documento e il movimento effettivo in caso di movimenti dovrebbe essere aperto ai limiti di frequenza e autorità. Dovrebbe essere seguito in rapporti che la storia della transazione dovrebbe essere diversa con il giorno che è fatto.
9. Gestire le transazioni di scambio con una politica coerente
La data della fattura nelle transazioni di scambio, la data della raccolta, la tasso e valore dell'utilizzato possono dare risultati diversi. Determinare le regole contabili e fiscali che il business è soggetto prima; quindi registrare la fonte di scambio utilizzato nel sistema, il momento di applicazione al documento e il metodo di correzione. È possibile preparare il rapporto di gestione in valute diverse con registrazione contabile; ma le ipotesi di conversione devono essere spiegate. Collegare le differenze di corriere nella penna aperta se possibile salvare in massa all'ultima volta. Così, l'effettiva performance di raccolta e l'effetto periodico sulla base del cliente diventa più comprensibile.
10. Collegare la fine del termine al calendario
Nel processo di chiusura, le banconote registrano, le spese, movimenti azionari, ammortizzatore, consenso bancario, la conferma del conto cari e la revisione rapporto si completano a vicenda. Chi deve essere determinato in anticipo, che farà fino alla data. Il documento mancante non è tenuto a rinviare la data di chiusura per l'incertezza; è importante documentare la natura della penna aperta e il suo possibile effetto. La separazione di alcuni importi temporanei nelle relazioni di gestione può essere evitata da decisioni sbagliate. La lista di controllo di chiusura dovrebbe effettuare il miglioramento del processo che hanno imparato in luogo per la ricerca dello stesso errore in ogni periodo.
11. 11. Fornire la ricerca e cambiare la storia nell'archivio digitale
Il buon archivio non è solo una cartella in cui i file vengono memorizzati. Numero di documento, account cari, data, codice di progetto, ordine e una struttura che può essere ricercata con la parola chiave. Dopo l'aggiunta del documento, la data di installazione e l'utente aggiunto devono essere visti; le versioni precedenti di record importanti devono essere protette. Le autorizzazioni di accesso dei file devono essere limitate al requisito di attività; i dati personali, i segreti commerciali e i backup devono anche essere valutati. Verificare le informazioni che il sistema sarà sbagliato se viene utilizzato OCR o l'estrazione automatica dei dati. Per testare regolarmente l'archivio, la presenza del file assicura davvero la sua accessibilità.
12. Misura più del numero di errori di prestazione
È utile sapere quanti bollettini vengono elaborati alla fine del mese; ma non mostra la qualità del processo da solo. Il tempo di elaborazione per documento deve essere monitorato con il tasso di registrazione corretto alla prima volta, il numero di approvazioni in sospeso, il ritardo di chiusura, le differenze di conto dell'automobile corretti e l'accesso a il documento dell'archivio. Questi indicatori dovrebbero essere utilizzati per determinare i passi problematici per non punire il personale. Ad esempio, la fonte di errori ripetuti non è spesso dipendente contabile, informazioni di ordine mancanti o input dati non standard. I piccoli miglioramenti regolari possono essere più sostenibili di una grande operazione di pulizia alla fine dell'anno.
Conclusione: Registra il processo dall'inizio alla fine
Il flusso di documenti sano crea una memoria operativa facile da controllare. Avviare l'evento per ogni transazione, documento di supporto, approvazione competente, registro contabile, pagamento o collegamento di raccolta e archivio dovrebbe essere visto. Per questo, un software costoso non è obbligatorio dal primo giorno; il numero di transazione comune fornisce uno standard di cartella affidabile, matrice di responsabilità e consenso regolare un inizio importante. L'automazione tempestiva può essere migliorata. Tuttavia, il principio che non dovrebbe essere dimenticato non è cambiato: È più prezioso di registrazione rapida, accurata, spiegato e riapprovato quando necessario. Questo articolo è il quadro generale; la legislazione attuale e i processi concreti dovrebbero anche essere esaminati.
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