كيف تُركّزُ مُسجّلَ وثائقِ الإنجيلِ في المحاسبةِ؟ Two Control Points From Source to Financial Report
ولا تقاس جودة السجلات المحاسبية إلا باختيار رمز الحساب الصحيح. وعندما تبدأ العملية، التي تدعمها الوثيقة، التي تخضع لرقابة كاملة، حيث يتم تجهيز المذكرة ثم كيفية تفسيرها. ويكتسي تدفق الوثائق الصحية أهمية خاصة في الأعمال التجارية التي تعتمد فيها المبيعات والمشتريات والمستودعات والمالية والمحاسبة على بعضها البعض. It can also affect the outcome of the registration period twice for a incoice to arrive late, incorrectly binding إلى زبون أو نفس المعاملة والطريقة التالية هي إطار عملي للمراقبة الداخلية يمكن أن يتكيف مع تشريعات الأعمال التجارية ونطاقها وبرامجها المستخدمة.
1 - بدء العملية ليس مع الوثيقة بل مع الحدث
يبدأ عندما تصل فاتورة شراء جيدة التدفق، لا يتم الموافقة على طلب الشراء. والطلب، والنظام، والتسليم، والقبول، والفاتورة، والدفع هي مراحل مختلفة من العملية نفسها. وينبغي النظر في العرض، والموافقة على الطلب، والتسليم، والفواتير، والتحصيل معا. وينبغي أن تكون هناك إشارة إلى المعاملات المشتركة حتى لو لم تكن كل مرحلة تحمل نفس العدد. ومن ثم، فإنه عند تسجيل فواتير وحدة المحاسبة، لا يتم فعلا تسليم التكلفة، فإن سعر الطلب لا يتغير ولا يتغير وشروط السداد. منطق التحكم بسيط: ينبغي أن تكون القاعدة الاقتصادية للمبلغ المفقود مفتوحة.
2- التصنيف حسب نوع ومصدر الوثائق
ولا ينبغي إدخال الفواتير والفواتير والمقبوضات المصرفية وبورصة النفقات ووثائق التحصيل والعقود وسجلات المستودعات الواردة في الملف نفسه. تحديد المجالات المطلوبة، ومعايير أسماء الملفات، والشخص المسؤول عن كل نوع من الوثائق. فعلى سبيل المثال، ينبغي أن يكون المورّد، وتاريخ الوثائق، ورقم الوثائق، والعملة، والمرة، والضريبة، ورقم الطلب ذي الصلة، ميادين منفصلة. The document does not eliminate the need to control the PDF or electronic system registration. والقصد الرئيسي هو فهم أنه في نهاية السنة ليس مجرد العثور على الوثيقة، التي تعود معالجة الوثيقة إلى لمحة.
3. Use a single input point
وبالبريد الإلكتروني إلى موظفي الشراء من نفس الفواتير، يزيد من خطر إرسال رسالة إلى وحدة المحاسبة والوحدة المالية أيضا. Use an input box or controlled loading screen where documents are collected. إعطاء وقت التسجيل وإشارة داخلية فريدة لكل وثيقة واردة. ويمكن للنظام أن يتحكم في المورد وأرقام الفواتير، ولكن لا ينبغي أن يقرر فقط أن الوثيقة مستنسخة على أساس الرقم القياسي. وتحتاج الاستثناءات من قبيل إلغاء الوثائق وإعادة تنظيمها إلى توضيح. وبأول شخص يتصل بالوثيقة، ينبغي فصل واجبات الموافقة الأخيرة عن بعضها البعض.
4 - النظام المقارن والتسليم والفواتير الثلاثية
ويوفر توافق الآراء الثلاثي في عملية الشراء رقابة قوية: ما هو النظام المعتمد، وما هو سجل التسليم أو الخدمة، وما هو طلب الفواتير؟ (ب) تقييم الفروق في الكمية، وسعر الوحدة، والإيسكونتو، والعملة، والضرائب، وتاريخ التسليم مع تسامح محدد سلفاً. وإذا تم تجاوز التسامح، يمكن إرسال التسجيل إلى السلطة المقابلة بدلا من رفضه تلقائيا. وينبغي أيضا أن يُحدَّد أنها موثقة لأنها لن تكون سجل تخزين مادي في مشتريات الخدمات. وهذه المقارنة لا تمنع المعاملات المزيفة وحدها؛ ولكنها تجعل من الأسهل رصد الاختلافات.
5 - فرض الرقابة الضريبية قبل اختيار المدونة
ويتوقف تطبيق الضرائب على نوع التجهيز والأنظمة الحالية. ولذلك، لا ينبغي اختيار هذه النسبة بعادات الفترة الأخيرة من الالتزام الاستثنائي أو التافه أو التلاعب أو الوثائق. ويجب على فريق المحاسبة التحقق من طبيعة الصفقة مع قائمة مرجعية، ومركز الأطراف، وتاريخ الوثائق، والأساس القانوني المطلوب. فعلى سبيل المثال، قد لا يكون كافياً تمرير نفس الشاشة الرقابية للسلع المحلية المتحصل عليها بالخدمة عبر الحدود. تحديد عملية استعراض الخبراء لحالات معقدة أو استثنائية. ومع التقييم القانوني للمعاملة، فإنه يقلل من الأخطاء التي تفصل بين مسؤولية ملء الحيز التقني في النظام.
6 - الحفاظ على الإذن ومطابقة الخطر
فكل وثيقة ليست رقابة قوية على إنشاء شخص واحد وتصحيحه والموافقة عليه ودفعه. The full task separation in small businesses can be difficult; although the second eye review and periodic report control can be applied. وينبغي ألا تحدث المصفوفة المختصة فقط من حدود المبلغ. وقد يحتاج المورّد الجديد إلى تأكيد إضافي للحالات من قبيل الحساب المصرفي غير العادي، أو طلب الدفع في حالات الطوارئ، أو التصويب العالي أو الرجعي. الذي قرر في سجل الموافقة، عن المعلومات التي قررها بوضوح. وحتى إذا تم حفظ تأكيدات البريد الإلكتروني بشكل سليم، فإنها تسهم في الحصول على إذن بمراجعة الحسابات.
7 - تعقب حسابات كاري بعدد الوثائق
ولا يكفي أن نرى رصيد العملاء أو المورِّدين فقط كمبلغ إجمالي. أي فاتورة مفتوحة، التي أُغلقت الوثيقة، التي ترتبط بورقة الاعتماد، أي مبلغ متضارب؟ وينبغي تقديم إجابات على هذه الأسئلة في حساب السيارات. وعلى النقيض من ذلك، يمكن إعادة ترتيب المبلغ نفسه أو الظهور متأخرا في مشروع قانون مغلق فعلا. ولا يقتصر توافق الآراء المنتظم في حساب السيارات على جمع التوقيعات في نهاية السنة؛ والاختلافات غير المتوقعة هي أداة الكشف المبكر. معاون في كشف البيانات والمعاملات التصحيحية في المقابلات مع السجلات.
8 - مصرف ماتش وحركات القضايا دون تأخير
والمقتطفات المصرفية مورد مستقل يتحكم في مدى ملاءمة سجلات التحصيل والدفع. مسؤول عن توقع عمليات نقل غير مطابقة في الحساب المؤقت، والسبب، وتحديد تاريخ الحل. فالنفقات المصرفية، أو فرق الصرف، أو جمع جزء، أو العودة، أو نفس المدفوعات الثابتة، يمكن أن تجعل من الصعب مضاهاتها تلقائيا. ولهذا السبب ينبغي للتشغيل الآلي أن يقدم مطابقات غير محددة لاستعراض المستعملين. وينبغي أن تكون العلاقة بين الوثيقة والحركة الفعلية في حالات التحرك مفتوحة أمام حدود التواتر والسلطة. وينبغي اتباعه في التقارير التي تفيد بأن تاريخ المعاملة ينبغي أن يكون مختلفاً مع اليوم الذي يتم فيه ذلك.
9 - إدارة معاملات التبادل مع سياسة متسقة
تاريخ الفواتير في معاملات الصرف وتاريخ التحصيل وتاريخ التحصيل ويمكن أن يحقق معدل الاستخدام وقيمته نتائج مختلفة. تحديد القواعد المحاسبية والضريبية التي تخضع لها الأعمال التجارية أولا؛ ثم تسجيل مصدر الصرف المستخدم في النظام، ولحظة التطبيق على الوثيقة وطريقة الإصلاح. ويمكن إعداد تقرير الإدارة بعملات مختلفة مع تسجيل المحاسبة؛ ولكن ينبغي شرح افتراضات التحويل. ربط خلافات حامل البريد في القلم المفتوح إن أمكن لإنقاذه بالجملة في آخر مرة وهكذا يصبح أداء التحصيل الفعلي والأثر الدوري على أساس العميل أكثر فهما.
10 - ربط نهاية المدة بالتقويم
وفي العملية الختامية، تكمّل كل من سجلات مشاريع القوانين، والمصروفات، وتنقلات الأوراق المالية، والأمرتيزمان، وتوافق الآراء المصرفي، وتأكيد حسابات السيارات، واستعراض التقارير. الذي ينبغي تحديده مقدماً، وهو ما سيفعل حتى الموعد. The missing document is not required to delay the closing date for uncertainty; it is important to document the nature of the open pen and its possible effect. ويمكن منع فصل مبالغ معينة ومؤقتة في تقارير الإدارة من اتخاذ قرارات خاطئة. وينبغي أن تؤدي قائمة المراقبة الختامية إلى تحسين العملية التي تعلمت من خلالها إعادة بحث نفس الخطأ في كل فترة.
11 - توفير تاريخ البحث والتغيير في المحفوظات الرقمية
المحفوظات الجيدة ليست مجرد ملف حيث تخزن الملفات رقم الوثيقة، حساب السيارة، التاريخ، رمز المشروع، النظام والهيكل الذي يمكن السعي إليه بكلمة رئيسية. وبعد إضافة الوثيقة، ينبغي النظر إلى تاريخ التركيب والمستعمل الإضافي؛ وينبغي حماية النسخ السابقة من السجلات الهامة. وينبغي أن تقتصر أذون الوصول إلى الملفات على متطلبات المهمة؛ وينبغي أيضا تقييم البيانات الشخصية والأسرار التجارية والدعم. التحقق من المعلومات التي تفيد بأن النظام سيكون خاطئاً إذا تم استخدام برمجيات المصدر المفتوح أو استخراج البيانات التلقائية. ولاختبار المحفوظات بانتظام، فإن وجود الملف يضمن حقا إمكانية الوصول إليها.
12 - قياس عدد أخطاء الأداء
It is useful to know how many bills are processed at the end of the month; but it does not show the quality of the process alone. وينبغي رصد وقت التجهيز لكل وثيقة مع معدل التسجيل الصحيح في المرة الأولى، وعدد الموافقات المعلقة، والتأخيرات النهائية، والاختلافات في حساب السيارات، والوصول إلى الوثيقة من المحفوظات وينبغي استخدام هذه المؤشرات لتحديد الخطوات المثيرة للمشاكل التي لا تعاقب الموظفين. For example, the source of repeated errors is often no accounting employee, missing order information or non-standard data input. ويمكن أن تكون التحسينات المنتظمة القليلة أكثر استدامة من عملية تنظيف كبيرة في نهاية السنة.
الاستنتاج: تسجيل العملية من البداية إلى النهاية
تدفق الوثائق الصحية يخلق ذاكرة عمل سهلة للتحكم بها وينبغي النظر إلى حدث بدء لكل معاملة، ووثيقة داعمة، والموافقة المختصة، والسجل المحاسبي، والدفع أو التحصيل، والربط بين المحفوظات. ولهذا السبب، فإن البرامجيات الباهظة التكلفة ليست إلزامية اعتبارا من اليوم الأول؛ ويوفِّر رقم المعاملات المشترك معيارا موثوقا به للملف، ومصفوفة للمسؤولية، وتوافقا منتظما في الآراء بداية هامة. ويمكن تحسين التشغيل الآلي في الوقت المناسب. غير أن المبدأ الذي لا ينبغي نسيانه لم يتغير: It is more valuable than rapid registration, accurate, explained and reapproved when necessary. وهذه المادة هي الإطار العام؛ وينبغي أيضا استعراض التشريعات الحالية والعمليات الملموسة.
الخنازير والكلمات الرئيسية
:: إدارة الوثائق المحاسبية: مشروع قانون للبيع؛ اتفاق ثلاثي؛ طلب الشراء؛ قبول التسليم؛ الموافقة على الفواتير؛ مراجعة حسابات الضرائب؛ حفظ الوثائق؛ المحاسبة الرقمية؛ توافق الآراء في حسابات السيارات؛ التتبع المفتوح للبطاقة؛