会計でドキュメントフローをインストールするには? ソースから財務報告までの2つのコントロールポイント
会計記録の品質は、正しいアカウントコードを選択するだけで測定されません。 プロセスが始まると、文書によってサポートされている、誰が制御され、ノートブックが処理され、それがどのように説明することができます。 健全な文書の流れは販売、購入、倉庫、財政および会計が互いに依存している企業で特に重要です。 また、登録期間の後半に到着する請求書の2回の結果に影響を与えることができます, 誤って結合 お問い合わせ 顧客または同じトランザクション。 以下の方法は、ビジネスの法律、スケール、ソフトウェアの使用に適応できる実用的な内部制御フレームです。
1。 文書ではなく、イベントでプロセスを開始
購入請求書が届いたら、購入依頼が承認されていない。 要求、順序、配達、受諾、請求書および支払は同じプロセスの異なった段階です。 オファー、注文の承認、配達、請求書およびコレクションは一緒に考慮されるべきです。 各ステージが同じ番号を運んでいない場合でも、一般的なトランザクション参照が必要です。 したがって、会計ユニットの請求書を登録するとき、コストは本当に配信されません。注文価格は変更や支払い条件を変更しません。 制御ロジックは簡単です:失われた量の経済基盤が開くべきです。
2. 文書の種類とソースに応じて分類 ホーム
請求書、請求書、銀行レシート、経費コンパス、収集文書、契約および倉庫の記録は同じフォルダに導入されるべきではありません。 各ドキュメントタイプに必要なフィールド、ファイル名標準、責任者を定義します。 たとえば、サプライヤー、文書の日付、文書番号、通貨、マトラ、税金、関連注文番号は、別のフィールドでなければなりません。 文書はPDFまたは電子システム登録を制御する必要性を除去しません。 主な目的は、文書の処理が一目瞭然に属する文書を見つけることだけでなく、年の終わりにそれを理解することです。
3. 単一の入力ポイントを使用して下さい
同じ請求書の購買担当者にメールを送ることで、会計や財務ユニットにメッセージを送るリスクが高まります。 文書が収集される入力箱か制御されたローディング スクリーンを使用して下さい。 記録時間と、各着信文書に固有の内部参照を与えます。 システムは、サプライヤーと請求番号のマッチを制御することができますが、番号のアナログに基づいて文書がコピーされていることを決定するだけでなく、. キャンセルや再編などの例外は説明が必要です。 書面への最初の連絡先担当者が、最後の同意の義務は互いに分離されるべきです。
4. 順序、配達およびインボイスの三倍を比較して下さい
購入プロセスの三重コンセンサスは、強力な制御を提供します。 承認された注文は、配送またはサービスが記録を受け入れ、請求書の要求は何ですか? 数量、単価、単価、単価、通貨、税金、納期の違いを事前に定義された許容値で評価します。 許容を超えた場合、自動的に拒否される代わりに、登録が対応する権限に送信されます。 また、サービス購入の物理的な保存記録ではないので、文書化されるべきである。 この比較では、偽の取引を単独でブロックしません。しかし、差を監視するのは簡単です。
5. コードの選択の前に税制をして下さい
税制の適用は処理のタイプおよび現在の規則によって決まります。 したがって、比例は、例外的、tevkifat、改ざんまたは文書の義務の過去の期間の習慣で選択しないでください。 会計チームは、チェックリスト、当事者の状態、文書の履歴、および必要な法的根拠で取引の性質を検証しなければなりません。 例えば、クロスボーダーサービスで、国内の商品と同じコントロール画面を通過するのに十分ではないかもしれません。 複雑な状況や例外的な状況に関するエキスパートレビューのプロセスを特定します。 トランザクションの法的評価により、システム内の技術的なスペースを埋める責任を分離するエラーが軽減されます。
6. 承認を保ち、危険にマッチして下さい
各文書は、1人の人の作成、訂正、承認および支払の固体制御ではないです。 中小企業のフルタスクの分離は困難です。第二の目のレビューと定期的なレポート制御を適用できますが。 有能な行列は、金額の制限からのみ発生してはならない。 新しい製造者は異常な銀行口座、緊急の支払要求、高いincontoまたはレトロスペクティブの訂正のような場合の追加確認を要求できます。 承認の記録に決定した人、いつ、いつ、誰が 明らかに判断した情報は、どのように表示されるべきか。 メール確認が適切にアーカイブされる場合でも、監査権限に寄与します。
7. ドキュメント番号でCariアカウントを追跡する
顧客やサプライヤーの残高を総数量だけ見るだけでは十分ではありません。 どの請求書が開いているか、その支払いは文書を閉鎖しています。これは、クレジットノートの請求書に関連しています。その金額は競合していますか? これらの質問に対するCariアカウントの表示回答は、与えられた必要があります。 逆に、同じ量を再要求するか、実際に閉じた請求書に遅れて表示することができます。 通常の車のアカウントのコンセンサスは、年の終わりにシグネチャを収集するだけでなく、予期しない違いは早期検出ツールです。 レコードインタビューにおける開示・訂正取引の関連付け
8. 遅れのないマッチ銀行および場合の動き
銀行抽出物は、収集と支払い記録の現実の適合性を制御する独立したリソースです。 一時的なアカウントで比類のない転送を期待する責任, 理由とソリューションの日付を識別. 銀行の費用、交換差、部品収集、返品、または同一の一貫した支払いは、自動的に一致することが困難である可能性があります。 そのため、オートメーションはユーザーのレビューに非定義のマッチを提供すべきです。 文書とケースの動きの実際の動きの関係は、周波数と権限の制限に開くべきです。 トランザクションの履歴が行われる日と異なるべきであるというレポートに続く必要があります。
9. 一貫したポリシーで取引を管理
取引の請求書の日付、コレクションの日付、 使用される率および価値は異なった結果を与えることができます。 会計と税務のルールを決定し、ビジネスが最初に被る; システムで使用される取引所のソースを登録します。, ドキュメントと補正方法への適用の瞬間. 会計登録で異なる通貨で管理レポートを準備することができますが、変換仮定は説明する必要があります。 最後の時に一括保存できる場合は、オープンペンの宅配便の違いをリンクします。 したがって、顧客に基づいて実際の収集性能と定期的な効果がより理解しやすいようになります。
10. 用語の終端をカレンダーに接続する
最後のプロセスでは、請求書の記録、費用、株式の動き、アモティスマン、銀行コンセンサス、有利アカウントの確認とレポートレビューは互いに補完します。 誰が事前に決定されるべきか、日付まで行います。 欠落した文書は、不確実性のための閉鎖日を延期する必要はありません。オープンペンの性質とその可能な効果を文書化することが重要である。 管理報告書の一定した臨時の金額の分離は、間違った決定から防止することができます。 閉じるコントロールリストは、各期間の同じエラーを再調査するために学んだプロセス改善を実施する必要があります。
11. 11.デジタルアーカイブの検索と変更履歴を提供
良いアーカイブは、ファイルが保存されるフォルダだけではありません。 文書番号、cariアカウント、日付、プロジェクトコード、注文、キーワードで求めることができる構造。 ドキュメントを追加した後、インストール日と追加ユーザが表示されるはずです。以前のバージョンの重要なレコードが保護されます。 ファイルのアクセス許可は、タスクの要件に限定されるべきです。個人データ、商用の秘密やバックアップも評価する必要があります。 OCRまたは自動データ抽出が使用される場合、システムが間違っている情報を確認します。 定期的にアーカイブをテストするために、ファイルの存在は本当にそのアクセシビリティを保護します。
12. パフォーマンスエラーの数よりも多くの測定
月の終わりに何の法案が処理されるかを知ることは有用です。しかし、それはプロセスだけでの品質を示すものではありません。 文書ごとの処理時間は、最初の時点で正しい登録率、保留承認の数、閉鎖遅延、是正された車のアカウントの違いとアクセスを監視する必要があります アーカイブからのドキュメント。 これらの指標は、人員を罰しないように問題のある手順を決定するために使用されるべきです。 例えば、繰り返したエラーのソースは、多くの場合、会計の従業員、欠落した注文情報、または非標準のデータ入力ではありません。 年の終わりに大きいクリーニング操作より規則的な少し改善はよりサステナブルである場合もあります。
結論:プロセスを最初から最後まで記録して下さい
健全な文書の流れは制御する容易な操作の記憶を作成します。 各トランザクション、サポート文書、有能な承認、会計記録、支払い、およびアーカイブリンクの開始イベントが見られるはずです。 このためには、最初の日から高価なソフトウェアは必須ではありません。 一般的なトランザクション番号は、信頼性の高いフォルダ化基準、責任行列、定期的なコンセンサスが重要な開始を提供します。 タイムリーな自動化が改善できます。 しかし、忘れてはならない原則は変更されません。 必要に応じて迅速な登録、正確、説明、再承認よりも価値があります。 この記事では、一般的なフレームワークです。 現在の立法とコンクリートプロセスも検討する必要があります。
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