Как установить поток документов в бухгалтерском учете? Две контрольные точки от источника до финансового отчета
Качество бухгалтерских записей измеряется не только выбором правильного кода счета. Когда начинается процесс, который поддерживается документом, который контролируется, который представляет собой целое, где обрабатывается блокнот, а затем как его можно объяснить. Здоровый документооборот особенно важен для предприятий, где продажи, закупки, склады, финансы и бухгалтерский учет зависят друг от друга. Это также может повлиять на результат периода регистрации дважды для счета-фактуры, чтобы прийти поздно, неправильно связывая. к Клиент или та же сделка. Следующий метод - это практическая система внутреннего контроля, которая может адаптироваться к собственному законодательству, масштабу и используемому программному обеспечению.
1.Начать процесс не с документа, а с события
Он начинается, когда приходит хороший счет за покупку, а не одобрен запрос на покупку. Спрос, заказ, доставка, прием, счет-фактура и оплата - это разные этапы одного и того же процесса. Предложение, утверждение заказа, доставка, счет-фактура и сбор должны рассматриваться вместе. Должна быть общая ссылка на транзакцию, даже если каждый этап не имеет одинакового номера. Таким образом, при регистрации счета-фактуры бухгалтерской единицы стоимость фактически не поставляется, цена заказа не изменяется и не изменяется и условия оплаты. Логика управления проста: экономическая база потерянной суммы должна быть открытой.
2. Классификация по типу и источнику документов
Входящие векселя, векселя, банковские квитанции, компасы расходов, коллекторские документы, контракты и складские записи не должны вводиться в одну и ту же папку. Определите необходимые поля, стандарт имени файла и ответственное лицо для каждого типа документа. Например, поставщик, дата документа, номер документа, валюта, матрах, налог и соответствующий номер заказа должны быть отдельными полями. Документ не устраняет необходимости контроля за регистрацией PDF или электронной системы. Основная цель состоит в том, чтобы понять, что в конце года речь идет не только о поиске документа, обработка которого относится к взгляду.
3. Используйте одну точку входа
С электронной почтой покупателю одного и того же счета, это увеличивает риск отправки сообщения в бухгалтерскую и финансовую единицу. Используйте входную коробку или контролируемый экран загрузки, где собираются документы. Дайте время записи и уникальную внутреннюю ссылку на каждый входящий документ. Система может контролировать соответствие поставщика и платежного номера, но она должна не только решить, что документ копируется на основе аналога номера. Исключения, такие как аннулированные и реорганизованные документы, требуют объяснений. С первым контактным лицом к документу обязанности последнего согласия должны быть отделены друг от друга.
4. Сравнить заказ, доставку и счет-фактуру втрое
Тройной консенсус в процессе покупки обеспечивает сильный контроль: что говорит утвержденный заказ, что доставка или услуга принимают к записи, что делает запрос на счет-фактуру? Оцените разницу в количестве, цене единицы, исконто, валюте, налоге и дате поставки с заранее определенными допусками. Если допуск превышен, регистрация может быть направлена в соответствующий орган, а не отклонена автоматически. Он также должен быть задокументирован, поскольку он не будет физическим хранилищем при покупке услуг. Это сравнение не блокирует только поддельные транзакции, но облегчает мониторинг различий.
5.Сделать налоговый контроль перед выбором кода
Применение налога зависит от типа обработки и действующих правил. Поэтому пропорцию не следует выбирать с привычкой прошедшего периода исключительных, тевкифатных, подтасовочных или документальных обязательств. Бухгалтерская команда должна проверить характер сделки с помощью контрольного списка, статус сторон, историю документов и необходимую правовую основу. Например, может оказаться недостаточно пройти через один и тот же контрольный экран приема отечественных товаров с трансграничным обслуживанием. Определить процесс экспертного рассмотрения сложных или исключительных ситуаций. При правовой оценке сделки уменьшается количество ошибок, разделяющих ответственность за заполнение технического пространства в системе.
6. Сохранить разрешение и сопоставить риск
Каждый документ не является твердым контролем за созданием, исправлением, утверждением и оплатой одного лица. Полное разделение задач в малых предприятиях может быть затруднено, хотя может применяться второй обзор глаз и периодический контроль отчетов. Грамотная матрица должна возникать не только из пределов количества. Для нового поставщика может потребоваться дополнительное подтверждение таких случаев, как необычный банковский счет, экстренный платежный запрос, высокая инконто или ретроспективная коррекция. Кто принял решение о записи утверждения, когда и На какой информации он решил четко появиться. Даже если подтверждение по электронной почте надлежащим образом архивировано, это способствует разрешению на аудит.
7. Отслеживайте счета Cari с номером документа
Недостаточно рассматривать баланс клиента или поставщика только как общую сумму. Какой счет открыт, какой платеж закрыл документ, который связан с векселем кредитной карты, какая сумма является противоречивой? На дисплее учетной записи Cari должны быть даны ответы на эти вопросы. Напротив, можно повторно потребовать ту же сумму или задержаться в фактически закрытом счете. Консенсус обычного автосчета заключается не только в сборе подписей в конце года; неожиданные различия являются инструментом раннего обнаружения. Раскрытие информации и корректирующие транзакции в интервью с записями.
8.Матч-банк и судебные разбирательства без промедления
Банковская выписка является независимым ресурсом, который контролирует действительность сбора и платежных записей. Отвечает за ожидание непревзойденных переводов во временном счете, обоснование и определение даты решения. Банковские расходы, разница в обмене, сбор части, возврат или одинаковые последовательные платежи могут затруднить автоматическое сопоставление. Вот почему автоматизация должна предлагать пользователям неопределенные совпадения. Взаимосвязь между документом и фактическим движением в случае, если движения должны быть открыты для ограничений частоты и полномочий. В отчетах должно быть указано, что история транзакции должна отличаться от дня ее совершения.
9. Управление обменными операциями с помощью последовательной политики
Дата выставления счета в обменных операциях, дата сбора, Норма и стоимость используемого продукта могут дать разные результаты. Определить бухгалтерские и налоговые правила, которым в первую очередь подчиняется бизнес; затем зарегистрировать источник обмена, используемый в системе, момент обращения к документу и метод коррекции. Подготовить управленческий отчет можно в разных валютах с регистрацией бухгалтерского учета, но следует разъяснить конверсионные допущения. Свяжите курьерские различия в открытой ручке, если это возможно, чтобы сэкономить оптом в последний раз. Таким образом, становится более понятным фактическое исполнение коллекции и периодический эффект на основе заказчика.
10. Соединить конец термина с календарем
В процессе закрытия счета записи, расходы, движение акций, амортизатор, банковский консенсус, подтверждение счета кари и обзор отчета дополняют друг друга. Кто должен быть определен заранее, что и будет делать до даты. Отсутствующий документ не обязан откладывать дату закрытия из-за неопределенности; важно задокументировать характер открытой ручки и ее возможный эффект. Отделение определенных и временных сумм в управленческих отчетах может быть предотвращено от неправильных решений. Закрывающий контрольный список должен выполнять усовершенствование процесса, которое они узнали, чтобы повторно исследовать одну и ту же ошибку в каждом периоде.
11.11 Поиск и изменение истории в цифровом архиве
Хороший архив — это не только папка, где хранятся файлы. Номер документа, учетная запись Cari, дата, код проекта, порядок и структура, которые можно найти по ключевому слову. После добавления документа следует увидеть дату установки и добавленного пользователя; предыдущие версии важных записей должны быть защищены. Разрешение доступа к файлам должно быть ограничено требованиями задачи; также должны быть оценены личные данные, коммерческие секреты и резервные копии. Проверьте информацию о том, что система ошибается при использовании OCR или автоматического извлечения данных. Для регулярной проверки архива наличие файла действительно обеспечивает его доступность.
12. Измерять больше, чем количество ошибок в производительности
Полезно знать, сколько счетов обрабатывается в конце месяца, но это не показывает качество процесса в одиночку. Время обработки каждого документа должно контролироваться с правильной скоростью регистрации в первый раз, количеством ожидающих одобрения, задержкой закрытия, исправленными различиями в учетной записи автомобиля и доступом к Документ из архива. Эти показатели должны использоваться для определения проблемных шагов, чтобы не наказывать персонал. Например, источником повторяющихся ошибок часто является отсутствие у бухгалтера информации о заказе или нестандартный ввод данных. Регулярные небольшие улучшения могут быть более устойчивыми, чем большая уборка в конце года.
Заключение: Запишите процесс от начала до конца
Здоровый документооборот создает легкую оперативную память для управления. Следует увидеть начальное событие для каждой транзакции, подтверждающий документ, компетентное одобрение, учетную запись, платеж или сбор и архивную ссылку. Для этого дорогостоящее программное обеспечение не является обязательным с первого дня; общий номер транзакции обеспечивает надежный стандарт папок, матрицу ответственности и регулярный консенсус. Временная автоматизация может быть улучшена. Однако принцип, который не следует забывать, не изменяется: Это более ценно, чем быстрая регистрация, точная, объяснимая и подтвержденная при необходимости. Эта статья является общей основой; необходимо также пересмотреть действующее законодательство и конкретные процессы.
Tags и ключевые слова
Бухгалтерский документооборот · документооборот · бухгалтерский учет · внутренний контроль · счет-фактура · заказ-продажа · принятие-покупка · утверждение-счет-фактура · проверка счета · налоговый чек-лист · план бухгалтерского учета · цифровой учет · консенсус по счету-кари · открытое биллинговое отслеживание · банковское соглашение · контроль-кейс · операции по обмену валют · отслеживание разницы в обмене · закрытие-расходование · инвентаризационные записи · контроль амортизатора · электронный документ · контроль-проверка · процесс авторизации · процесс учета · качество бухгалтерского учета